津別町議会 平成27年第5回定例会 2015年6月25日
自主防災組織を立ち上げた際に作成する防災マップ等について
2015年6月25日、津別町議会の一般質問で、佐藤久哉議員が「自主防災組織を立ち上げた際に作成する防災マップ等について」質問し、町長 佐藤多一、総務課主幹 小泉政敏が答弁しました。
- 質問者
- 佐藤久哉 議員
- 答弁者
- 町長 佐藤多一、総務課主幹 小泉政敏
議事録から機械で取り出したものです。正しくは会議録でお確かめください。
件名は、議員が最初の質問で述べた言葉から取ったものです。
質問 1番 佐藤久哉
〔登壇〕 議長のお許しをいただきましたので、通告にしたがって一般質問を行います。最初に、昨年の議会と自治会長の懇談会でも意見が出ておりましたが、転出入者の個人情報がつかめなくて自治会では困っているそうです。私も、円滑な自治会活動を進めるためには、住民構成を自治会長が把握していることが必須条件だと考えております。転出入者に対して、住民登録の際に担当課で転出入者から自治会長、総務部長に対して個人情報を提供してもよいという一札をもらうようにしてはどうでしょうか。また、自主防災組織を立ち上げた際に作成する防災マップ等についても地域内住民の情報が必要です。総務課のほうでも準備を進めているようなので、あわせて考えをお聞きしたいと思います。
答弁 町長 佐藤多一
佐藤議員のご質問にお答えしたいと思います。自治会活動に対する個人情報の提供のあり方でございます。まず、自治会内の住民の移動に関する現在の情報の提供ですけれども、転入につきましては、届け出の担当である保健福祉課から自治会の担当課である住民企画課の窓口に案内してもらいまして、ごみ・資源物の分別の説明とともに、自治会組織の趣旨説明をしながら情報提供の承諾を得て、当該自治会にお知らせしています。施設入所以外の町内での転居においても、自治会へのお知らせの承諾を得ながら、当該自治会のお知らせをしているところです。また、施設入所による転居や転出につきましては、本人などからご近所や自治会にお話されるだろうと判断いたして、お知らせする体制はとっておりませんでした。質問の趣旨と解釈しておりますが、行政と自治会は、ともに住みよいまちづくりの― ２５ ―ために協働して取り組むことが必要であることは十分承知しております。自治会におけるきめ細かな活動や、自治会内の地域課題や生活課題について、行政への提言や見守り活動に取り組まれていることについて、改めて敬意を表したいと思います。そうした中、自治会の移動情報の把握に大変ご苦労されていること、さまざまな意見が寄せられていることも伺っているところです。今後の対応につきましては、ご質問にありました転出入や転居に関しては、各担当窓口で各種手続きがされていますが、円滑な自治会運営に協力する観点から、承諾を得るなど個人情報の取り扱いに十分な配慮をすることを前提としながら、町内の施設入所に伴う転居や転出についても、各自治会への情報提供を行う準備を進めてまいります。自治会に加入されていない方々が、近年少しずつ見受けられるようになっていますけれども、人口減少地域における福祉の向上には、地域コミュニティの充実は不可欠なものであり、先の趣旨についての説明を行いながら、今後ともきめ細かな地域住民の相互理解のため、自治会の運営に対して協働して取り組んでまいりたいと存じます。次に、災害マップなどの作成に必要な自治会内住民の情報提供と管理についてでありますが、現在町では、法律上守秘義務が課せられています民生委員、児童委員に対し、災害時要援護者名簿を配付しています。これは、津別町が定める「自主防災組織活動マニュアル」に基づく、「災害時要援護者への配慮と対策」を効果的に進めて行くためには、行政が保有する「対象者名簿と地図情報」を自主防災組織とともに共有することが必須の条件となっていることから行っているものです。同様に、「津別町災害時要援護者支援マニュアル」において、「避難支援プランの作成にあたっては、自主防災組織など実際に避難支援に携わる関係者と要援護者に関する住所や氏名、障がいの状況などの基本的な情報を共有した上で、これら関係者が中心となって、要援護者本人と避難支援者、避難場所、避難経路、避難方法、情報伝達方法等を話し合いながら具体的に作成していきます。」とされていますことから、自治会や自主防災組織が要援護者名簿を保有することは欠かせないと考えているところでございます。しかしながら、自治会への情報提供については、個人情報保護の観点から、一定の― ２６ ―規約などの整備をしていただくことが必要となります。具体的には、町と自治会の間において情報の取り扱い、守秘義務、管理責任者の特定などを規定した「個人情報保護に関する協定書」を取り交わすこととしており、自治会におきましては、自治会規約に「個人情報に関する取扱い」に関する条文を追加する改正と、その詳細を「個人情報の取扱い方法」として、別に定めていただき、整備が整った自治会への情報提供を行うこととしておりますので、よろしくお願いいたします。
質問 1番 佐藤久哉
〔登壇〕 ただいまの答弁いただきましてありがとうございます。ただいまの答弁につきましては、おおむね私満足する回答をいただけたのかなというふうに思っておりますが、答弁の中にもありましたように、私も今回この質問をした意図は、円滑な自治会活動、そして緊急時に対応できるだけのデータベースを自治会として持っていただけることが必要なのではないかなというふうに考えて質問させていただきました。今回の答弁の中で、個人情報についてなのですけれども、平成 17 年４月に個人情報保護法が施行されたわけですけれども、自治会については、この中にうたわれている 5,000 人以上の情報を有する事業者には当てはまりませんので、個人情報の取り扱いに関する義務というものは発生しませんが、自治会という公益性の高い団体からして、やはりそれに準ずるべきだというふうに考えますので、こうした個人情報の取り扱い等の秘守契約を町と自治会の間で結ぶことは、やはり必要なことだというふうに考えますので、この点についても理解はいたします。ただ、先行している自治体などのホームページを見ますと、やはり住民に対して個人情報を取得することを周知することが大変大切だというふうに書いてあります。今回、自治会の規約改正の中で当然これは総会などを経て行われるものですから、その時点で住民の周知と考えることもできますが、できれば、いろんな場でそうしたことを今度やっていくのだということを住民の方に知らせることができればいいのではないかなというふうに思います。それから、もう一つお伺いしたいのは、補足的な部分ですけれども、個人情報については、どこまでも範囲がありますが、今町のほうで渡そうと考えている個人情報の範囲と申しますか、取得とか利用とか管理、どこまでを個人情報として自治会のほう― ２７ ―に提供する考えなのかお聞かせいただきたいと思います。
答弁 町長 佐藤多一
住民にも今の議員がおっしゃられたことについて、そして答弁した内容につきまして、機会を見て、またお知らせするような方向で検討してまいりたいと思います。自治会のほうに渡そうとしている情報の中身、内容につきましては、担当のほうから説明させていただきたいと思います。
答弁 総務課主幹 小泉政敏（総務課主幹は2018年3月まで）
ただいまの佐藤議員のご質問でございますけれども、自治会に対して提供する範囲でございます。氏名、これは家族、同居人を含んでございます。生年月日、性別、住所、電話番号、緊急時の連絡先、以上を担当としては考えているところであります。
質問 1番 佐藤久哉
〔登壇〕 今の部分についてはほかの自治体などを見ましても、その内容と同等のものだというふうに思っておりますので、それは納得いたしました。ただ、情報が必要なくなったときの棄却処分の方法、そういった部分もきちんとしなければいけないと思います。このことについて、例えば時期を決めてやるとか、そういったことを考えていらっしゃると思いますが、その辺についてどう考えているのかということをお聞きしたいのと、それから、これを速やかにやっていただきたいと思います。時期的にいつ頃からできるかと聞くのは少し酷なような気がしますが、それもお答えいただけるのだったら、お答えいただきたいと思います。
答弁 総務課主幹 小泉政敏（総務課主幹は2018年3月まで）
まず、管理の方法でありますけれども、個人情報につきましては、会長及び会長が指定するものが厳重に保管することとしまして、そこを適正に管理していただくということにしております。また、不用となった個人情報については、適正かつ速やかに廃棄していただくということを、自治会のほうの規約の中で個人情報の取り扱い方法として規定していただくことと考えてございます。また、周知の方法ですけれども、現在要援護者名簿につきましてですけれども、平成 24 年度に台帳と地図情報が連動したシステムが導入され― ２８ ―まして、身体障がい者データ、要介護認定者データなど整備しているところであります。これに加えまして、75 歳以上の高齢者のみで構成する世帯、65 歳以上のひとり暮らしの高齢者を対象に昨年民生委員児童委員協議会のご協力を得ながら作成に必要となる事項を記載した調査票を取りまとめをしたところであります。現在この調査票により名簿の整理作業を進めているところでありまして、準備が整い次第適宜自治会のほうに周知を行いたいというふうに考えております。