津別町議会 令和4年第7回定例会 2022年12月16日
ペーパーレス化の推進について
2022年12月16日、津別町議会の一般質問で、小林教行議員が「ペーパーレス化の推進について」質問し、町長 佐藤多一、総務課長 松木幸次が答弁しました。
- 質問者
- 小林教行 議員
- 答弁者
- 町長 佐藤多一、総務課長 松木幸次
議事録から機械で取り出したものです。正しくは会議録でお確かめください。
質問 3番 小林教行
〔登壇〕 ただいま議長の発言のお許しをいただきましたので、先に通告した件についてお尋ねいたします。ペーパーレス化の推進についてであります。ペーパーレス化は、ＩＴ技術の発展や働き方改革、法改正の影響により進みつつありますが、日本では紙文化の判こ文化が根強く、諸外国と比べるとまだまだ進んでいないのが現状です。しかし、事務作業の効率化や、紙の削減により、さまざまなコストが抑えられ、脱炭素社会に向け環境にもよい影響があることから、津別町でもペーパーレス化を推進すべきと考え、次の点について伺いたいと思います。１点目に、町（役場）で年間使用する紙の量はどれぐらいなのか。２点目に、現在、ペーパーレス化に向けてどのような取り組みを行っているのか。３点目に、今後、ペーパーレス化に向けてどのように進めていく考えがあるか。以上、よろしくお願いいたします。
答弁 町長 佐藤多一
それでは、ご質問のペーパーレス化の推進についてお答え申し上げます。はじめに、役場が年間に使用する紙の量についてですが、令和３年度の実績では、主にＡ４サイズのコピー用紙が大半を占めており、約 150 万枚を購入し使用しています。そのほかＡ３サイズが約５万 7,000 枚、Ｂ４サイズが約 7,000 枚、色上質紙が約２万 5,000 枚となっております。次に、ペーパーレス化に向けての取り組みについてですが、紙媒体として用意しなければならない印刷物や資料等については、両面印刷を基本としています。また、これまで紙媒体として保有している資料等については、できるだけデータ化して保存するようにしています。役場内の会議では、まだ一部の会議ではありますが、資料等は紙に印刷せずノートパソコン上で閲覧しながら進める方法をとっており、こうしたことを徐々に拡大して― ７ ―いく考えであります。次に、今後のペーパーレス化に向けての考えでありますが、ペーパーレス化のメリットは、紙の購入費や保管スペースなどコストが削減されること、文書の電子化により検索、修正、共有が容易になり業務が効率化されること、情報漏洩や紛失などセキュリティの強化が図られること、ＳＤＧＳの取り組みの一環になることなどから、ペーパーレス化は大変重要な取り組みであると認識しています。今後におきましても、これまでの取り組みを拡大しながら、さらに自治体ＤＸの取り組みともあわせて推進してまいりますので、よろしくお願いいたします。
質問 3番 小林教行
〔登壇〕 ただいまお答えいただきました。年間使用量、１番多いところでいいますと、やはりコピー用紙のＡ４用紙が年間で約 150 万枚使用されている、毎月でいいますと 10 万枚以上、非常に大きな数字が出ました。当然のことかと思いますけれども、必要なものだとは思っています。ですけれども、言うまでもなく紙の原材料は木であります。紙をつくるには原料となる森林を伐採します。紙の消費が増えるほど伐採される木も増えます。森林伐採が急激に進むと、二酸化炭素を吸収する森林が減ってしまうため温暖化が進みます。もちろん温暖化の要因は森林伐採だけではありませんが、環境に与える要因の一つになっているという側面はあります。また、使用後、焼却処分される場合も二酸化炭素が排出され、地球温暖化に影響を与えます。そのことから、既にペーパーレス化に向けて取り組みを始められているとのお答えもいただいております。そこで、まず年間の消費量に対しまして、削減に向けた数値的取り組みがあれば伺いたいと思います。
答弁 町長 佐藤多一
何枚にするというような数値的取り組みというのは、目標というのは持っておりません。この 150 万枚、これはＡ４サイズだけの話ですけれども、先ほど申し上げましたとおりサイズによってさまざまあります。これ、役場の事務全― ８ ―てに使っているわけではなくて、町民へのお知らせだとか、さまざま外に発信する振興局だとか、道だとか、国だとか、そういうものに対してのものも全て含まれております。ですから、それがどれぐらい分類するとなるかという、そういう分析はちょっと相当それだけでかなりの時間がかかりますので、ちょっとできかねますけれども、全体として、受け入れる側のほうも役場内部のところでは、やれるところから始めておりますけれども、町民の方が紙として受け止めていただける、それはいらないと、スマートフォンだとかパソコンであればうちは十分ですよとか、そういう全体のものも見ていかなければならないのかなと思っております。
質問 3番 小林教行
〔登壇〕 今、お答えいただきました。全体の町民に配布するというところで、なかなか高齢者が多い我が町では、全てを紙媒体からデジタル化するというのは難しいというのは私も認識しております。徐々に徐々にデジタル化していって、紙なしにインターネットの閲覧だけで大丈夫というのが広がっていけばとも考えております。しかし、このＡ４用紙、例えば１万枚減らしますと約月間 10 万枚以上使っているということですから、約１割減らすと二酸化炭素を 13.6 キログラム減らせるという試算があり、温暖化を緩めることにもつながります。また、二酸化炭素のキログラムでいいますと、ちょっとわかりづらいところですので木に例えますと末口 20 センチメートル未満で 20 メートルの木が１本、大体 500 キログラムございます。その 500 キログラムの木から約１万 3,000 枚の紙が作成されると日本製紙のホームページで掲載されていました。これなら少し想像しやすいのかなと思います。月間、今１割というのは大きな数字ですので、なかなか目標にするには大きな目標かもしれませんけれども。もし月間１割紙を削減することができたならば、立っている木１本、こんなに太くはないですけど、月間で１本削減できたということにつながる。目標を持ち、そこに向かうというところが成果を出すために必要と考えるのですが、町長の考えを伺いたいと思います。
答弁 町長 佐藤多一
そのようなことになっていくと思いますけれども、紙媒体に代わるものというようなものの取り組みというのもなければ、単に紙を減らしていくということだけでは行政を進める上で成り立っていきませんので、それをあわせて今自治体ＤＸも含めて推し進めているという状況ですので、ご理解をいただきたいと思います。
質問 3番 小林教行
〔登壇〕 わかりました。二つ目のところに入ります。今の取り組みですと、会議等の資料で両面印刷ですとか、ノートパソコンを使って印刷せずに画面で閲覧しながら進める方法というのが進められていると伺いました。また、あわせて今使っている不要になった紙の古紙回収、再利用するといったこともあわせてやっているのかどうか、この古紙回収というのも限度がありまして、３回から５回すると限度がありますので使えなくなるというのもございます。そういったところにもぜひ目を向けていただきたいと思います。この古紙回収、再利用についてどのような取り組みがされているかを伺いたいと思います。
答弁 総務課長 松木幸次（総務課長は2024年3月まで）
間違ってコピーをしただとか、不要になった用紙等については、燃えるごみに捨てることなく資源としてそれぞれ各担当で回収というか保存をして、それをまとめて業者に回収してもらうとか、リサイクルに出すとか、そういう取り組みでやっております。
質問 3番 小林教行
〔登壇〕 次に、今ノートパソコンのお話も出ましたけれども、一部の会議で使用されているということでした。これを広めていくにあたって、どのような対策が必要か、例えばノートパソコンの数が足りていないのか、それを使いづらい人がいるのか、これから進めていくにあたって、どのような要因が考えられるか伺いたいと思います。
答弁 町長 佐藤多一
ノートパソコン、例えば主要事業とかというのは設計書だと― １０ ―か、それぞれ含めてすごい量の紙になってくるんですけれども、そういったものがデータベースの中に入れてもらっていますので、予算編成をやるときだとか、それから主要事業をやるときだとかというのは、ノートパソコンを見ながら話をしていく。ですから、前でしたら、例えば主要事業で来年度の事業をどうするといったら、これぐらいの厚さの紙をとじていたわけなんですけれど、今は表だけで、それを見ながらやりますので、何枚かで済んでしまうと。トータル表だけが出来上がってくるということで、あとはそれを見て、これはＡとしてやろうねとか、Ｂとするということで、大幅な紙の削減になっています。ノートパソコンそのものは皆さんでそれを使いまわししながらやっていますけれども、若干まだ足りないというふうに聞いておりますので、それについては必要な部分は購入して進めていくべきかなというふうに考えています。また今、コロナの関係でリモートによる会議というのがほぼ定着してきているというか、私も随分リモートで会議には参加していますけれども、そういったところでも資料等も画面上で見られたりしますので、方向性としては、やはりそういうほうにペーパーレス化がどんどん進んでいくのだろうなというふうに思っています。
質問 3番 小林教行
〔登壇〕 今、お答えいただきました。足りない部分は、ぜひそろえていっていただいて、また、あわせてプロジェクターなどももし使って、それが作業効率向上につながるのであれば、ぜひ揃えていっていただきたいと思います。また、先ほどのお話にありましたけれども、紙媒体を減らすプラス不要な電力のカットを心がけるということもやはり重要であると思います。紙で見られない分、画面に出るということは、その分消費電力も増えますので、そのあたりのこともしっかりと認識しながら効率よく進めていただきたいと思います。ですけれども、先ほど町長もお話しいただきましたように、ファイルによって一覧にしますと、やはり探すときにも非常にファイル名で検索できたりと、作業の効率性というのは非常に上がってまいります。また、テレワーク、モバイルワーク、コロナ禍ということもありまして非常に進みました。こういったさまざまな働き方が次第に可能になってきて、実際に取り組んできてい― １１ ―ただいていますので、このあたりについては、ぜひまた推進していっていただきたいのですけども、また、このテレワークにも大分慣れてきたかとは思いますけれども、資料作成ですとか、クラウドに保存したファイルを役場外でも編集や閲覧やそういったところには、今まで以上のスキルが必要になってくると思いますけれども、そういったところをどのように捉えているか、どのように対策をしていくか、考えがあれば伺いたいと思います。（何事か言う声あり）
質問 3番 小林教行
〔登壇〕 要するにスキルです。パソコンを使うスキル、それが役場の人たちがどこまで対応できているのか。これからやっていくにあたって、そのものを最大限に使うにはどうしたらいいかという考えがあれば伺いたいと思います。
答弁 町長 佐藤多一
役場の職員の中でも、若い人たちは問題なくスーッと使っておりますけれども、例えば私のような年代も含めて、もうほぼ皆さんは十分事務をやる上では問題なく使っているのではないかなというふうに思います。ただ、技術がどんどん進んでいきますので、それに対応していくための特別な何か研修だとか、そういったものは今までやっておりませんけれども、わからないときは担当のところもありますので、これどうやるのというようなことで聞いたりして、そして進んでいっているのではないかというふうに思っております。
質問 3番 小林教行
〔登壇〕 私もアナログなものでして、文字を書くのが仕事のところもありますので、なかなかパソコンを使う機会が少なく、やる作業も少ないのでなかなか技術が上がってこないのですけれども、やはり若い人たちは早くどんどんどんどん対応していきます。経験が豊富な今までのやり方を、なかなか崩せないということもあろうかと思います。そのようなデジタルが苦手という方も中にはおられますけれども、今、一般企業でリカレント教育の推進というのに力を入れているというのも聞いております。学校教育から離れた後もそれぞれのタイミングで学び直し、仕事で求められる能力を磨き続けることが重要であり、社会人の学び直しとも言われ― １２ ―ております。どうしても苦手であったり、またさらなるスキルの向上のため学びの場を用意して、このペーパーレス化作業の効率化というところを推進する考えがあるかどうか伺いたいと思います。
答弁 町長 佐藤多一
今、特に、そこまで進めていくというふうには、人事も含めて担当のところで考えているかどうかは、ちょっと打ち合わせはしておりませんけれども、私の見ている範囲の中では、こういう例があったんですけれども、大卒者で採用になって、タブレット中心に生活、あるいは授業をしてきたので、パソコン自体のキーボードが使えないという職員もいたようです。ですけれども、やはり若いので、そう時間もたたないうちに慣れていく、できるようになっていくということでありますので、持っているその媒体によって、役場でいくと、やっぱりパソコンは必須になってきますので、それは今いる職員も、全ての方たちが使いこなせているというふうに一般的には。例えばエクセルを使って、もっと難しいことに挑戦していくだとか、そういうところまではなかなか限られてくるかというふうに思いますけれども、一般的な事務についてはワードについてもエクセルについても皆さん使っておられますので、そしてこちらが入っています全道のコンピューターに関する自治体の協議会がありますので、そこと開発した部分、ソフトを使わせてもらいながら進めているということで、それは仕事の中で皆さん使いこなしていますので、特に今、リカレント教育等々というのを計画してやろうというのは、今のところそういう計画は持っておりません。
質問 3番 小林教行
〔登壇〕 わかりやすい資料の作成であったり、作業の効率化、また自分の資料をつくる作業の時間の短縮等々で、またいろいろ自分に自由な時間ができたり、しっかりと住民サービスというところに振り向けたりとかも、そういったところも考えられると思いますので、ぜひ職員のスキルアップというところにも目を向けていただきたいと思います。ペーパーレスを推進することは、環境保全やＳＤＧＳに積極的に取り組む町として、木の町つべつのイメージアップにもつながると思います。― １３ ―ですけれども、やはりペーパーレス化を推進するにあたり重要なことは、このペーパーレスの必要性を職員同士がしっかりと理解をすることが大切であると思います。理解を得られないままトップダウンで進めても業務効率や生産性の向上にはつながりません。このペーパーレス化が自分たちのため、そして未来に向けた取り組みであるとしっかりと皆さんで意識を共有して取り組んでいってもらいたいと考えます。最後に、町長、何かあれば伺いたいと思います。
答弁 町長 佐藤多一
ペーパーレス化に対応するために、順次進めているところですけれども、例えば大きな取り組み、これから進めなくちゃいけない部分は電子決済なんです。今、紙の伝票で全てやっておりますけれども、これを電子化していくということがこれからは大きな取り組みになってくるかなというふうに思いますし、議員との関係でいけば、議案についてもタブレット等々で斜里町さんがやっておられるような形がありますけれども、それで対応していくような形というのも当然必要になってくるかなと思っています。また、住民のほうからも、これは紙ではなくてパソコン上、あるいはＷＥＢ上でやれないかというのも出てきております。例えばですけれども、今年のまちづくり懇談会の中で、毎年、津別町は農作物の作付け動向調査をやっています。これを電子化できないかという農家の方からのお話もまちづくり懇談会で出たところです。ご承知のように国勢調査も希望であればパソコン上、あるいはスマホ上で回答ができるわけですけれども、同じように１軒１軒回って紙を持って調査していく、回収していくということではなくて、こういう時代になってきているので作付け動向調査もそういう形でできるところから進めることは可能でしょうかというお話も出たりしていますので、町民の方たちの思っている部分も含めて、いわゆるデジタル化を進めていきたいと思いますけど、それが当然ペーパーレス化にもつながっていくということになりますので、そういう状況を含めながら進めてまいりたいと思います。
質問 3番 小林教行
〔登壇〕 ３番、小林教行君。
質問 3番 小林教行
議会のほうにおきましても、今後ペーパーレス化について協議していくと思います。