事務の効率化について

質問　16番 中村誠吾

第２項目めの質問をいたします。事務の効率化についてです。私は市役所の事務で必要な視点は、成果や結果は維持しつつ、効率よく事務を行うということが重要－80－であると考えています。このような事務を徹底的に効率化する一方、数は少ないですが手間やコストをかければ成果が出るふるさと納税のような仕事に、人的資源やコストをかけていくことが必要ではないでしょうか。ただ、言葉で言うのは簡単ですが、実現していくことはそうたやすいことではないのは承知しています。結局のところ一つ一つ具体的に取り組んでいくしかないと思っています。令和３年度事務の効率化として、小樽市が具体的に取り組もうとしていることはありますか。事務の効率化として最も重要なのは、仕事の必要性を再検討し、仕事そのものを失くすことだと思っています。その例の一つとして、私は平成30年第４回定例会で第７次小樽市総合計画について質問をし、「小樽市にとって、従来どおりのやり方をしている第７次小樽市総合計画は、費用対効果が非常に悪い仕事ではないかと思っています。市長は第７次小樽市総合計画策定に時間と金をかけている余裕が小樽市にはあると考えていますか。」という質問をしました。そのとき市長は、「総合計画は10年先を見据えたまちづくりの基本的な方向性を総合的に示す重要な計画でありますので、多くの方から意見を聞き、しっかりと議論を重ねて策定するために必要なものと考えております。」と答弁されています。さて、そこで去る１月16日の北海道新聞の後志版に、古平町が総合計画を策定しないというニュースがありました。その中では、策定に要する町職員の労力を踏まえ、事業の実施計画を含まず、より簡略な総合指針に替えたとあります。小樽市は従来どおり総合計画を策定しましたが、残念ながら新型コロナウイルス感染症が発生する前に策定されました。この総合計画がどこまで激変した現在の社会に通用するのか、議論はあるところだとは思います。現在の市長の総合計画に対するお考えをお聞かせください。次に重要な視点は、多くの職員が同じことをやっている事務を、少しでも効率化するということだと思っています。少し具体的なイメージを持っていただくために、私なりに勝手に計算をしてみました。例えば印鑑は１秒で押すことができます。ただ200人の職員が１人当たり200枚の書類に印鑑を押しているとしたら、書類につき１か所押印を削減できれば４万秒です。すると市役所全体で約11時間削減できるのです。同じ書類で10秒かかる記載事項を減らしたら111時間、勤務時間１日８時間弱としても、おおよそ14日分となります。これはあくまでも仮定の計算ですが、本当は市役所として職員一人一人の業務を分析すべきだと思っています。その上で、市職員が多く使っている書類の処理を省力化する。これが大切だと考えています。市役所全体で数時間、鼻で笑うような時間かもしれません。ただ、このような小さな努力でも、10年単位で積み重ねている職場とそうではない職場は、結果大きな差がつくと私は思っています。小さいからこそ導入するにも抵抗が少ないのではないでしょうか。そこで、広く職員が共通の書式で行っている事務で思いつくのは、会計事務です。会計事務は、共通の様式を使用し、全庁的に事務を行っていると思います。もちろん規則やマニュアルを整備しているところですが、まずお聞きしたいのは、この規則やマニュアルは事務を効率化するという視点を持って作成及び改定されていますか。さきの定例会でも市民の押印の話をさせていただきましたが、職員についても押印は見直していく必要があると考えています。そこで、会計処理を行うために一つの決裁文書で、１人の職員が複数箇所押しているような書類はありますか。さらに、同じ職員が一連の決裁文書などで、多数に印鑑を押す必要がある書類などはありますか。一連の決裁文書で職員の押印を１人１か所にするというものは、コストもかけずに実現可能だと思います。そして、少しかもしれませんが業務は軽くできます。電子決裁システムの導入を見据えて、先行して実行していくというお考えはありますか。－81－最後に、また新年度予算のヒアリングの様子が新聞に出ていました。市役所としては、何の疑問に持たない当たり前の風景だと思いますが、大量の書類が机に乗っていました。用紙代、コピー機の使用料、職員の帳合の手間を考えるとなかなかのコストをかけていることは想像に難くありません。そして、ペーパーレスにすることは技術的には可能だと思います。ですから、違う視点から質問させていただきますが、予算編成の業務から紙をなくすことは不可能でしょうか。不可能なら、その理由は何でしょうか。そして、この大量の紙に人件費も含めてどれくらいコストをかけているか把握していますか。第２項目めの質問を終わります。