分かりやすく親しみやすい市の公文書

質問　8番 松本雅祐

続きまして、分かりやすい親しみやすい市の公用文についてお伺いします。公用文とは、国や府省庁が作成する文書のことであり、公用文には、公用文作成の要領というルールがあり、これまで多くの自治体も文書事務の手引などをつくり、日々の文書事務を行っております。この公用文作成の要領は、文化庁が昭和26年、当時の国語審議会が建議し、翌27年に内閣官房長官依命通知として各省庁に周知されました。しかし、昭和27年の公用文作成の要領の作成時に想定されていた範囲を超えて、様々な文書が国民に向けて作成されるため、時代にふさわしい分かりやすい表現で作成していくことが求められ、令和４年１月７日、約71年ぶりに見直され、政府内における手引として、公用文作成の考え方が周知されました。公用文には、告示や通達、通知に加え、届け、申請、照会、回答、報告など様々な種類があり、また広報であれば親しみやすく政策などを知らせることが求められ、それぞれの文書の目的や種類に合った書き方を工夫する必要があります。自治体で言えば、所属の組織間の文書では、法令用語や行政特有の言葉をそのまま用いるほうが効率的でありますが、住民に向けられる文書はそうとは言えず、より分かりやすい文書に心がけなくてはいけません。分かりやすい文章とは、読み手が内容を十分に理解できるように、伝える内容を絞り、専門用語などは言い換えたり、表現を工夫して伝えるもので、今後ますます多様になっていくと考えられるため、読み手が誰であるのかを常に考えながら書くことが求められます。大切なのは、伝えるのではなく、伝わる文書を作成することだと私は考えます。そこで、お伺いします。１点目、本市も読み手である市民の方に分かりやすく表現する工夫をしていると思いますが、本市の公用文の作成の考えの基準・基本についてお聞かせください。また、本市の公用文も様々な種類がありますが、いつ頃作成されたものなのか状況について、また文書において、分からない、理解ができないと市民の方から声が寄せられたときの対応についてもお聞かせください。そして、２点目、私は市民の方から、深川市の文書は上目線で作られていると言われました。大変驚きました。具体的に何の文書ですかとお聞きしますと、深川市環境美化パートナー制度の実施要領の文章だということでした。この深川市環境美化パートナー制度とは、町内会による道路や河川や公園の清掃、草刈りなど、市民の皆さんが自主的に環境美化活動に取り組んでいただく制度で、市民の皆さんと深川市が協働で行うものであり、両者がパートナーシップとなって美化活動を進める制度であります。もう少し言いますと、深川市が町内会や市民の皆様に協力のお願いをする立場であると考えます。こうした制度でありますが、この実施要領の文章には、例えば第３条には、パートナーは、次に掲げる要件のすべてを満たすものとすると表現しておりますが、優しい表現で、満たすものとしますと表現するほうがいいのではないか。また、第６条では、パートナーになろうとするものはと表現しており、ここが上目線の表現ではないかと言われており、この制度の趣旨から考えますと、パートナーになろうとするものではなく、パートナーとして協働していただける方と表現することが望ましいのではないかと言われております。文書の目的や種類、読み手にふさわしい書き方をする、読み手を尊敬する、勘違いされないよう公用文を作成するなど、今回の公用文作成の考え方の解説にも記載されております。ですから、このパートナー制度要綱の文章の見直しが必要ではないかと考えます。本市の考え方をお聞かせください。また、本市も新庁舎が間もなく完成し、市民の皆様への新たなサービスの提供も展開されます。建物が立派であるように、そこで行われる仕事も誰からも信頼され親しまれる市役所でなければいけないと思います。本市のその他の公用文も全体的に見直すことが求められるのではないかと考えますが、本市の考えをお聞かせください。そして、要綱については、法令による根拠はなく、その団体の内部事務の取扱いについて定めたものであり、法的根拠がない、拘束力がないということもつけ加えさせていただき、お聞きします。

再質問　8番 松本雅祐

再質問させていただきます。今、私のほうから環境美化パートナー制度の要綱の文章について質問させていただきました。今、佐藤企画総務部長の答弁では、公用文というのは、国や自治体から来た文書は、深川市でも文面を同じにしなくてはいけない、これは私も分かります。ただ、今回の美化パートナーの要綱というのは、ある意味で深川市の内部事務の取扱いになるわけですから、国の公用文にはならないため、市長が変えようと思えば変えられる文書です。要綱というのを私、少し調べましたが、要綱自体に法的根拠はなく、私が調べた文書を書くときに、発令するためにはこういう型式で書かなくてはいけないという形はありますけれども、要綱自体には法的根拠がないので、今、佐藤部長が答弁された内容は少し違うと私は感じます。私は、あくまでも市民の方が違和感を感じている文章の文言を整理すればいいのではないか、見直せばいいのではないかとお聞きしているので、その点で２点お伺いします。

再々質問　8番 松本雅祐

再々質問させていただきます。今、佐藤部長から様々お話がありました。私も多分同じものを見ております。そういう意味で部長が言われている告示、通知、ここが告示や訓令になっているという話をされております。でも、これがイコール要綱だと定めているものはないのです。私も調べました。私が参考にさせてもらったのは、「ほうれいくん」という法制執務室で出している書面ですけれども、要綱・要領というのは、一般には行政指導を行うための一般的な基準や職員の業務上必要な細目的事項についてまとめた文書であると言われていて、部長が最初に答弁した国からの公用文という性質のものではない。だから、私は、法的根拠もないので、団体の内部事務ということで、言葉は私が言った言葉でないにしても、市民の方が違和感を感じているのであれば、ここは見直すべきではないかということも含めまして、もう一回お聞かせください。