公文書管理と利活用について

答弁　文化振興課長 村田美穂

田畑議員から御質問の公文書管理と利活用について御答弁申し上げます。最初に、大きな項目の１つ目、歴史的事案の保存方法と利活用についての１点目、昭和33年に発生した海難事故及び事故に関連した磯の子プロダクションに係る記録についてですが、図書館所蔵資料を精査したところ、海難事故については昭和46年３月発行の三石町史に災害発生状況に関する記載があり、平成４年２月発行の追補三石町史に海難供養費に係る記載がありますが、その中で双方数行程度の記述が残されております。海難事故と併せて鳧舞小学校の磯の子プロダクションに係る記載がある資料としては、昭和51年３月発行の三石町開基100年記念誌、昭和60年６月発行の「鳧舞の姿」及び平成18年３月発行の三石町閉町記念誌の３点を図書館で所蔵しております。「鳧舞の姿」は、鳧舞生活改善センター落成を記念し、鳧舞連合自治会記念事業協賛会が編さんした資料であり、鳧舞地区の歴史、産業など章立てをし、詳細に記録しています。鳧舞漁協については３ページにわたる記述があり、大正３年をはじめとして７回の海難事故について記載があり、特に昭和33年の事故について、事故の状況やその後の地域児童の活動、港の図面、写真、巻末資料として遭難者の氏名の掲載もあることから、現在確認できる一番詳細な資料です。また、三石町開基100年記念誌では磯の子プロダクションの活動について１ページを割き、児童の活動が昭和45年頃まで続けられたとの記述が確認できます。その他、図書館の所蔵資料ではございませんが、昭和36年１月発行の町広報第44号に磯の子プロダクションの発足について、昭和37年７月発行の町広報第49号に鳧舞漁港着工について記載があることを確認しております。御質問の冒頭で述べられました公文書等の管理に関する法律で対象とされております行政文書についてですが、海難事故及び磯の子プロダクションに係る文書は確認できませんでした。２点目の事故発生当時の役場や民間のサポート体制、義援金など福祉の状況とこれらのことを町や学校、福祉現場などで研修などに活用されたかについてですが、御質問の内容が分かる当時の記録等が確認できないためお答えすることができません。また、教職員及び福祉現場への研修での活用実態はございません。３点目の海難事故及び子どもたちの活動について町史や副読本への掲載についてですが、町史については１つ目の御質問へのお答えとして述べましたとおりの状況となっております。社会科副読本は小学校３年生・４年生の社会科の教科書に準拠した教材でありますので、学習指導要領に示された内容や取扱いに即したものでなければなりません。今回の磯の子プロダクションについての記述に関しては、学習指導要領上３～４年生での学習内容に沿っているものとはなりませんので、取り上げる考えはございません。御質問の大きな項目の２つ目、文書保存台帳に記されている各手書き書類標題の早急なテキスト化についての１点目、文書保存台帳のテキスト化と図書館でのレファレンスサービスの導入及び２点目、公文書のデジタル化とクラウド化による省スペース化や検索データベースの認識につきまして関連がございますので、一括して御答弁申し上げます。初めに、公文書の管理について少し御説明をさせていただきますが、本町の公文書は新ひだか町文書管理規則に規定されておりまして、完結した文書につきましては文書の内容ごとに永久・10年・５年・１年の４種類に区分して編さんし、文書保存台帳に登録後、書庫に収蔵することとしております。また、収蔵された文書は原則職員以外に閲覧させることはできないこととしておりまして、公文書の開示に当たりましては町政に関する情報の知る権利を町民に保障するため、新ひだか町情報公開条例において開示請求の手続や開示可能な情報等を定めております。御質問にあります文書保存台帳のテキスト化でございますが、古くからの文書保存台帳は手書きの台帳となっていますが、パソコンでのデータ作成が普及した以降の保存台帳につきましては紙と同時にエクセル形式でも管理をしておりますので、一部ではありますが、検索等にも対応できる状況にあります。また、公文書のデジタル化やクラウド化による省スペース化やデータベース化による検索機能の導入につきましては、十分認識してございます。昨年12月に総務省が定めた「自治体デジタル・トランスフォーメーション推進計画」においても、自治体においては自らが担う行政サービスについてデジタル技術やデータを活用して住民の利便性を向上させるとともに、デジタル技術やＡＩ等の活用により業務効率化を図り、人的資源を行政サービスのさらなる向上につなげていくことが求められておりまして、新型コロナウイルス感染症の影響が長く続く今日の状況においては、行政手続における押印の見直しなどと同様にオンラインでの行政手続や文書・内部決裁のデジタル化についても今後取り組んでいくべきものと認識しております。公文書のデジタル化に向けては、クラウド化を含めたデジタルデータの保管先確保やセキュリティー対策の強化は当然ながら、そのほかにもデータの保存方法や保存年限の見直し、既存公文書の整理を進めるとともに、現在行っている文書の作成、決裁、保存等の一連の手続をデジタル上で完結することが必要となり、対応するシステム導入や事務決裁手続の見直しが必須となります。また、デジタル化は住民サービスの利便性向上や内部業務の効率化に非常に大きな効果をもたらしますが、一方で多額のコストが生じるため財源の確保が必要となります。住民ニーズの多様化が進む中で、各世代への社会福祉施策のほか、新型コロナウイルス感染症への予防対策や経済対策など各種行政サービスについても文書管理のデジタル化と同様に限られた財源の中で進めていかなければなりません。デジタル化による利便性の向上とコストへの負担感の両方の視点を持ちながら、さらなるデジタル化へ向けて調査・研究を進めてまいります。なお、御質問の中にありました図書館のレファレンスサービスでございますが、図書館の業務として大きなウエートを占めるものであり、読書案内のような数十分で対応できる比較的軽い案件から地域の歴史に関することなど対応に数日を要する案件まで幅広い業務内容となっております。このレファレンスサービスは利用者からの申出を受け、自館で所蔵している資料、図書館間協力により取り寄せ可能な資料、加えてインターネット上の情報も集め、整理し、利用者と情報を結びつけるものでありまして、図書館が調査を代行し、利用者に答えを提示するものではございません。図書館としては自館の資料収集方針に基づき行政資料も地域資料として積極的に収集しておりますが、予算書や議会会議録、町等が発行する各種計画や案内、自治会など地域が主体となって発行する資料など冊子体となっている資料を対象としており、いわゆる事務決裁文書などの公文書は収集対象としておりません。最後に、３点目、博物館特別展等での重要な公文書の利活用についてですが、博物館では歴史資料として重要な公文書等を展示することができる環境と設備を備えておりますので、公文書等を展示すること自体は容易なことですが、田畑議員御提案の町史記載関係歴史行政文書展の展示資料となる公文書等につきましてはその所在を把握しておりませんので、未把握資料の利活用についてこの場でお求めになられましても、現時点では御要望にお答えすることはできかねますことを御理解願います。なお、博物館は歴史、芸術、民俗、産業、自然科学等に関する資料を収集し、保管し、展示して、教育的配慮の下に一般公衆の利用に供し、その教養、調査研究、レクリエーション等に資するために必要な事業を行い、併せてこれらの資料に関する調査研究をすることを目的とする機関でありますことから、当然公文書等も収集、保管、展示等の対象となりますが、その収集の時期は町史編さんの折など保存・活用について検討する上でちょうどよい機会に行うのが適切と考えております。以上、御答弁といたします。

答弁　地域振興部長 米田和哉

公文書がなかったということで、大きく考えて２つ理由があると思います。まず、１つ目が昭和63年だったと思いますけれども、三石の当時の役場は役場の中の書庫と外の書庫があったのですけれども、その外の書庫が火災に遭ったということで、かなりの公文書が消失したということがございました。それがまず１点目です。２点目といたしましてはそもそも公文書があったかどうかということなのです。磯の子プロダクションに関しましても、海難事故に関しましても、町で公文書を残すとしたらどのような形で残すのかなと。例えば、福祉の担当が行って記録をする、または水産担当が行って記録をした、それをてんまつするといった文書があったのか、それも永久保存であったものかということも分かっていません。あと、残る可能性があるとしましたら、後段のほうに御質問ありました義援金とか寄附金とかというものなのですけれども、例えば、町が１回寄附を受けて、磯の子プロダクションにお支払いするといった場合には、この寄附に関しては永久保存となっています。それで、今の三石庁舎のほうにこの当時の寄附台帳もございました。中を確認したのですけれども、この義援金とか磯の子プロダクションに対するものということでの寄附というものもございませんでした。ということで、今お答えできるのはもし記録したものがあったとしても今ないということは火災で焼失したか、それとももともとなかったかというのは私の段階では分かってはおりません。

答弁　総務部長 坂将樹（総務部長は2022年3月まで）

ただいま田畑議員から依頼の話がありましたけれども、今回、一般質問でこれ取り上げていただきましたが、今、町のほうとしてはこれを依頼してまで収集するという段階にはありませんので、そのような予定はないということでお答えさせていただきたいと思います。

答弁　総務課長 上田賢朗（総務課長は2023年3月まで）

ただいま質問いただいたのは公文書の保存の関係の台帳整理というところで、表題のほうを台帳のほうで整理しているという中で、内容まではデジタルでは管理はしてございません。それで、最近のものはエクセル等で管理しておりまして、表題を検索すればヒットするという流れになるのですけれども、古いものにつきましてはそこまではまだデータができていないというのが現状でございます。このままでいいのかということではないので、それが早急に今やっている作業を中止してでもやれというふうな業務なのか、それとも時間をかけながらやっていくものなのか、その辺につきましては今後作業していきながらやっていきたいと考えておりますので、やらないというわけではなくて、少しお時間をいただきながら整理をしていきたいと考えてございます。

答弁　総務課長 上田賢朗（総務課長は2023年3月まで）

公文書のデジタル管理ということで申し上げますと、決裁の表題、これだけがデジタル化では意味がございませんので、その内容も全てデジタル化にしなければ意味がないというものになると思っております。今お答えしたのは、管理している文書の表題、こちらのほうを管理台帳のほうで管理してございますので、その辺については直近のものについては整理が終わっていると。今後、古いものについても表題の台帳整備を進めていくというふうなもので、本来のデジタル化とはちょっと違うのかなと考えております。本来のデジタル化になりますと、費用が億単位でかなりかかってくるものと認識しておりますので、その辺について、壇上でも申し上げましたけれども、費用対効果を考えながら時間をいただいて、研究・調査をさせていただきたいと考えてございます。

答弁　総務課長 上田賢朗（総務課長は2023年3月まで）

情報公開条例による対応につきましては、今も対応してございます。これまでもそういう申請がございましたら内容を確認させていただいて、対応している状況にございますので、当分の間はそれでやっていけるのかなという認識でございます。

答弁　総務部長 坂将樹（総務部長は2022年3月まで）

情報公開については、申請いただいた内容に応じて、その内容で今もちゃんと対応しております。それから、テキスト化については実はエクセルデータにする前の量が非常に多いのです。そちらのほうが逆に量が多いということで、今、田畑議員が来年、再来年にというようなお話がありましたけれども、表題を一覧にまとめるだけでも結構な年数がかかると思います。ですから、来年、再来年にできるというようなお約束はできませんけれども、これについてはやらないとならない業務だというのは認識してございますので、一般の業務もありますから、その中でそれらの対応についても今後やっていきたいと考えてございます。

答弁　副町長 本庄康浩（副町長は2021年12月まで）

私もずっと担当していたので、表題検索をかけても今おっしゃっているような文書保存台帳の表題、それに検索をかけてもそこに文言がなかったらヒットしないのです。ですから、先ほどから担当が言っているのは、公文書そのものをマイクロ化するなりなんなりして、それをデジタル化したことによって検索が可能となる。今のうちの例規みたいな仕組みに全文が載ってこないと検索は機能しない。なぜ何年もかかるかと言っていると、今、保存台帳自体は永久保存・10年・５年・１年のものというのをさっき御説明しましたけれども、これを既に廃棄されたもの、これも全部台帳管理しなければならぬのです。というのは、「これはあるのか」といったときに「これ10年前に廃棄していますよ」ということが分からなければならないものですから、これについて今まではずっと、古い時代は手書きで何年何月何日廃棄・配置というふうな記載まで残しているわけです。ですから、１年に何千冊も引き継がれる文書が出てくるものですから、それを表題だけでも検索化というか、デジタル化しようとすると物すごい量になるので、業者委託は、当時、私どもが担当のところで億単位でしたから、今どのぐらいかかるのかちょっと想像できませんけれども、それくらいの難作業になるということで、例えば今、永久保存のものだけ台帳管理し、まずはパソコンに入れてくれというのだったらできると思うのですけれども、そういう趣旨で申し上げておりますので、御理解願います。

答弁　総務部長 坂将樹（総務部長は2022年3月まで）

今の文書というのは、最後完結したら１冊につづるのですが、そのつづりごとに永久や10年とありますけれども、そこにつづらさっている文書は総体的に永久なのですけれども、１冊でつづるものですから、その中には永久のものもあれば実際は１年で廃棄できるもの、10年で廃棄できるものというのがあるのです。それを先ほど総務課長が言ったのですけれども、全部細かく書いている中身まで検索するとなると、そういう作業もしないとならないのです。それで、最終的にそういうものをつくるということになるので、かなりその作業としては難しいとは思います。ただ、先ほど副町長言ったとおり、その表題の部分の作業というのは現在も進めておりますので、それがすぐできるかどうかというのはなかなか難しいですけれども、できる範囲内で早くやっていきたいと考えているということでございます。