平取町議会 令和6年第9回定例会 2024年12月18日
住民サービスの在り方：通知文書や案内文書を見やすく
2024年12月18日、平取町議会の一般質問で、崎廣議員が「住民サービスの在り方：通知文書や案内文書を見やすく」について質問し、総務課長が答弁しました。
- 質問者
- 崎廣 議員
- 答弁者
- 総務課長
議事録から機械で取り出したものです。正しくは会議録でお確かめください。
件名は質問の本文をもとに当サイトで付けたものです
質問 6番 崎廣
何点か、具体的なことについて質問させてもらいます。１点目でありますけども、通知文書や案内文書を見やすくということです。これは広く一般的に言われていることでありますが、役場から町民へ届く文書、通知文書、案内文書、周知文書っていうのは、丁寧に説明されて、関係する資料も添付されております。そういったものを高齢者や町民の中にはよく理解できない時もあります。それを見ても書かれている情報量や文字が多く、何が書いてあるか分かりにくい、関係する資料も多く、たくさん添付されており、全部読み込むことが難しいという声があります。もう少し大きな文字で文書量を少なく、できればＡ４判１枚で簡潔に伝えることはできないのでしょうか。平取町公用文作成規程の中では、左横書き、ですます調の文体、Ａ４判、これぐらいの規定しかありません。一応、作成に当たっては簡潔で分かりやすく親しみのある表現を用いる、というような書き方をしてありますが、文書の作成というのはなかなか難しいことだと思います。また担当者によって、人によって個人個人で差がある作業だと思いますが、これら改善ができないか、伺いたいと思います。
答弁 総務課長
ご発言がありましたとおり平取町公用文作成規程の中では、「公用文の作成にあたっては、簡潔で、わかりやすく、親しみのある表現を用いる」とされております。これは公用文のみならず、全ての文書に言えることと思います。本年は新人職員研修においても文書作成に関する項目を盛り込みまして研修を行ってきております。また今月開催しました課長会議においても、改めて文書については確認してきたところです。この取り組みを継続していきながら職員間で確認をしていきたいと考えております。あわせて説明の仕方についても、どうしたら、最も短い表現で、あまり難しい言葉を使わずに、過不足なく伝えられるかを意識するよう努めていきたいと考えております。
再質問 6番 崎廣
はい。よろしくお願いします。あと町内には１００人以上の外国人の方がいるんですけども、外国人向け文書というのはどのようなふうになってるんでしょうか。
答弁 総務課長
現在それぞれの対応に任せているところですが、ごみに関しては衛生組合のほうでも、何種類かの言語を使いながら説明しているということを確認しております。今後いろいろな方への説明を含めて、日本語のみならず、いろいろな方が分かるような表現というのを意識していかなければならないと思いますので、いろいろな他町、他自治体の事例なども勉強しながら、進めていきたいというふうに考えます。
再々質問 6番 崎廣
はい、よろしくお願いします。