赤平市議会 平成28年第4回定例会 2016年12月15日
公文書の管理と取り扱いについて
2016年12月15日、赤平市議会の一般質問で、植村真美議員が「公文書の管理と取り扱いについて」質問し、総務課長 町田秀一が答弁しました。
- 質問者
- 植村真美 議員
- 答弁者
- 総務課長 町田秀一
議事録から機械で取り出したものです。正しくは会議録でお確かめください。
件名は会議録の議事日程の表記です。
質問 3番 植村真美
続きまして、大綱２に移らさせていただきます。公文書の管理と取り扱いについて、①、庁舎内の業務改善の調査についてお伺いをさせていただきます。今庁舎内では、公文書を紙媒体や電子媒体といった２つの媒体の方法で管理をされているというふうに思いますけれども、課や人によって、その管理のあり方もばらばらなところがあるということで伺っているところでもございます。また、ＰＤＦなどの閲覧ソフトもあるところとないところがあるなど、電子媒体として管理をする体制も十分ではないということを感じています。庁舎内での状況調査を行い、どのような管理体制が求められているのかをいま一度ご検討いただきたく思いますが、この点につきましてはいかがお考えでしょうか。
答弁 総務課長 町田秀一（総務課長は2017年3月まで）
庁舎内の業務改善の調査につきましてお答えいたします。これまでグループウエアによりまして、会議室等の施設や公用車等の予約を初め掲示板を用いました情報やファイルの共有、スケジュールの管理などいたしましたり、コピー機を共有することにより、単独で接続しておりましたプリンターを減らしましたり、公文書も年度ごとに職員の作成いたしました文書管理票システムを利用しまして文書保存するなど、業務改善を進めてきておりますけれども、現在特に業務改善の調査を進める状況にはありません。ただＰＤＦ閲覧ソフトは、いつでもインストールできますので、ほとんどの端末に入っているのではないかとは思いますけれども、現状赤平市文書事務取扱規程に基づきまして、文書保存することとしているところでございますけれども、各課における文書の管理の現状につきましては、今後改めて把握してまいりたいというふうに考えているところでございます。よろしくお願いいたします。
質問 3番 植村真美
ＰＤＦソフトの、閲覧ソフトですけれども、これは閲覧するソフトと、あと編集するソフトというのがございまして、やはりそういったものがないと、そういったサイボウズ上であったりとか情報発信もできないだったりとかということもございますし、管理上ふぐあいを生じているというところもあるというふうに伺っていますので、ですからそういったところも調査をしていただきたいなというふうに思っています。よろしくお願いいたします。続きまして、②のファイリングシステムの構築についてお伺いをさせていただきます。以前もニセコ町のファイリングシステムの導入を先行事例としてお伺いをさせていただいたことがございます。ニセコ町がファイリングシステム導入をされた経緯ということが大変当市においても考えていただきたいことだというふうに思いますので、述べさせていただきますが、まず①、文書の発生から破棄に至るまで管理が不十分で不要文書があふれているということと、次ですけれども、不要文書が氾濫しまして、事務室を占拠するために執務環境が悪化する。③、文書管理、分類の規定がなく、文書管理が個人任せてで、文書がいつの間にか私物化されている。④、書庫が満杯状態で物置と化している。また、⑤、事務室のロッカー、書棚及びファイルなどがばらばらで収納効率が悪い。６番目、文書の目録がなくて検索に時間がかかり、担当者不在には、所在が不明でありまして、このような状態で文書の紛失や担当者の急病などにより事務の停滞など問題が起こる危険性があったということと、そんな中で１つの文書を探すのに10分から20分を費やすという状況があったということから、そういった状態が悪化すると困るということで、ファイリングシステムを導入されたということでございました。当市におきましても、同様の状態になっている部分があるのではないかなというふうにお察しいたします。これから当市の人口と職員の割合ということを考えていきますと、決して当面は十分な人数体制を考えられないところだというふうにも思います。そのような状態の中で、当市におきましても早期にファイリングシステムの導入の検討をお考えいただきたいというふうに思ってございますが、この点につきましてはいかがでしょうか。また、平成20年の４月の定例会におきましても一度質問させていただいている経緯もあることから、その後の経緯も含めてお伺いをさせていただきます。よろしくお願いいたします。
答弁 総務課長 町田秀一（総務課長は2017年3月まで）
ファイリングシステムの構築につきましてお答えいたします。当市の文書の管理につきましては、先ほども申し上げましたように職員が作成いたしました文書管理票システムを利用いたしまして、文書番号をつけ、文書分類、編さんし、保存しているところでございまして、文書管理票システムのデータを取りまとめ、検索できるようには工夫はしてきてまいりましたけれども、文書自体の保存場所をしているわけではございませんので、実際文書を探す時間はどうしてもかかってしまう状況にございます。お話のとおり行政情報は住民の財産でありますことから、文書の私物化を排除し、検索効率を高めるといたしまして、ファイリングシステムを導入している団体もふえてきており、ファイリングシステム自体もいろんな種類があるようでございますけれども、ファイリングシステムはすぐに構築できるものではなく、職員の意識改革が必要とされているということで、キャビネットなどの備品購入のほか一般的にコンサルタントへの委託料も必要であると言われておりまして、維持管理も含めて五、六年はかかるというふうに伺ってございます。とはいえ、お話のとおり文書管理は住民自治と行政運営の基盤でありますことから、先進自治体の状況を視察するなど検証してまいりたいというふうに考えております。以上でございます。
質問 3番 植村真美
今ご答弁いただきましたけれども、実際に今ニセコ町が目標として掲げている検索時間は、その同じ課の担当課は15秒、他の課の職員が検索して30秒、１分以内でその情報を探し出す、共有できるという環境を目指して構築しているのです。現にそういうふうになっているところもあるというところでございますので、相当な余計の時間を軽減している、新しい時間を生み出しているという環境づくりがされているわけです。だから、これはやはり５年とかという整理整頓しっかりみんながシステムに同行できるまでというのはちょっと時間がかかるというのは本当にあると思うのですけれども、行政サービスのあり方というのも大分時間の軽減することによって変わってくるところがあるのではないかなというふうに思うのです。ですから、当市におきましても今の時間の使い方ということと人件費の換算ということをしていただきながら、ファイリングシステムの導入の経費というものは通常かかってきますので、そういうのを対比させて調査をしていただいたり、今言っていただいていました先進地の取り組みというのもぜひ見てきていただきたいというふうに思っていますので、よろしくお願いいたします。続きまして、③の情報公開条例の見直しについてお伺いをさせていただきます。国におきます行政機関の保有する情報の公開に関する法律ということで、情報公開法が成立いたしまして、当市におきましても赤平市情報公開条例というものがございます。その中でも市民による行政参加の充実を目的とされまして、情報開示や開示の方法も定められていますが、いざ情報開示、公開の請求があった際には、該当する文書の検索に時間がかかったり、請求者もどのような文書が市に保管されているのかわからないなど、制度の運用に支障を来すケースも他市町村ではあるというふうに伺っています。当市におかれましては、そのようなケースがこれまでなかったのかをお伺いさせていただきます。
答弁 総務課長 町田秀一（総務課長は2017年3月まで）
情報公開条例の見直しといいますか、行政機関の保有する情報の公開に関する法律、お話ありました法律は平成11年５月に公布されておりまして、当市の赤平市情報公開条例は平成10年３月と情報公開制度の確立につきましては国よりも地方公共団体が先じているという状況にございますけれども、法律では開示請求があった日から30日以内に決定しなければならないというふうにされておりまして、当市の条例では開示請求があった後14日以内にしなければならないとしているところで、国よりは早目に決定をするということになってございます。お話ありました運用の支障はどうかという話でございますけれども、情報公開の運用状況につきましては、毎年公表することにしているところでございまして、今のところ運用に支障を来している状況にはございません。よろしくお願いします。
質問 3番 植村真美
今そういった状況はないということではございましたけれども、他市町村の取り組みにおきまして、情報公開の条文の中の運用規程に情報の共有化に関する基本方針といったものが挙げられているまちもございまして、その中に現状の情報提供にとどまらず、よりよい市民への情報提供ができるようなシステムの創設に努めるといった記載をしているまちもございまして、先ほどから質問させていただいていますそういった資料の管理等のシステムの構築に合わせた条例の見直し等も必要になってくる部分がこれからはあるというふうに思いますので、その点につきましてはいかがでしょうか。
答弁 総務課長 町田秀一（総務課長は2017年3月まで）
お話のございました情報の共有化に関する基本方針についてでございますけれども、それに関する規定につきましては、お話のとおり当市の情報公開条例にはありません。ただ道内におきましては、町村の情報公開条例において規定されるものが多いようでございますけれども、一方ではその条例の前文に記載されておりますとおり、まちづくりの基本といたしますことから、管内でも見受けられますけれども、まちづくり基本条例の中に規定している団体も見受けられるところでございます。いずれにしましてもうたわれている情報の共有化につきましては、市民参加の原則の前提ともなり、大切な事項というふうに認識してございますので、条例等の例規とするか等十分に検討してまいりたい、こんなふうに思っております。
質問 3番 植村真美
その情報の共有化といった視点の中で、ぜひお考えいただきたく思っておりますので、よろしくお願いいたします。