公文書管理のあり方は

答弁　総務部長 中舘佳嗣（総務部長は2022年3月まで）

ただいまの御質問にお答えします。初めに、紙ベースから電子化、アーカイブ化への進捗状況についてです。本市における公文書の保存期間の区分は、士別市事務取扱及び公文書等の管理に関する規程により、永年、10年、５年、３年及び１年の保存とそれぞれ定められています。永年保存に該当する文書は条例等の例規文書の決裁、議会議案の決裁、国等の関係官庁の令達文書で特に重要なものなど行政運営上の意思決定に当たって重要な役割を果たしている文書や歴史的文書、法令の定めにより永年的な保存が求められている文書があります。紙で作成された文書については、長期保存による紙の劣化、長年の積み重ねによる保存場所の不足、情報の検索性の問題があることから、重要文書を保全・保存し将来に残していく、いわゆるアーカイブ化への対応が長期的な課題となっています。そこで、本市では長期保存が可能であり、情報検索性の高い電子化によるアーカイブ整備を進めており、これまで戸籍資料や課税資料、博物館の歴史的資料のほか、設計図書、竣工図、統計書等を電子化、アーカイブ化を図りました。また、現在は固定資産税に係る家屋台帳の電子化、アーカイブ化を進めているところです。古くは明治時代の文書にも着手していますが、電子化やアーカイブ化には多くの時間や費用がかかる面もあることから、文書の重要性、活用方法、費用対効果等を総合的に勘案しながら取り組みを進めてまいります。次に、愛知県みよし市との住民データのバックアップについては、平成23年に発生した東日本大震災を踏まえ、万が一災害が発生した場合において、行政機能の低下を最小限にとどめるため、その年の11月に災害時相互応援協定を締結、総合行政システム等の重要な住民データをハードディスク化し、相互にデータ保管することでリスク分散を図ったものです。その後、24年度に総合行政システムをクラウド化し、災害時の業務継続性を確保したことから、みよし市とのバックアップ処理は終了したところです。次に、各種審議会、諮問機関での議事録作成状況等についてです。教育委員会や農業委員会などの行政機関においては、各会議規則等の規定に基づき議事録を作成し公表しており、発言者の氏名、その要旨も記載事項としています。一方、行政機関以外の各種委員会や審議会にあっては、附属機関等の設置等に関する取扱要綱に基づき、会議結果概要書を作成し公表することとしているほか、要旨を簡潔に記録した会議てんまつ書を作成することで意思決定の過程の記録作成と効率的な業務執行に努めているところです。次に、ファイリングシステムの費用とメリットについてです。本市では従来、公文書を簿冊で管理していましたが、庁舎移転や情報公開への対応などさまざまな問題を抱えていたことから、公文書の組織的・効率的な管理の仕組みの構築と執務環境の最適化・省スペース化を図るため、平成30年度からファイリングシステムの導入を開始し、昨年度全庁の導入を完了したところです。今後は、システムを定着させるための維持管理指導業務を２カ年度かけて委託する予定であり、これらを含めた総事業費は約6,000万円を予定しています。システム導入により、執務室内の文書量を８割以上削減し、面積換算で約200平方メートルの縮減効果を生み出したことで、新庁舎の建設単価を当てはめた場合、約7,900万円の建築費削減効果があるほか、執務空間の改善を図ったところです。そのほか、システム導入によって文書の集中管理を徹底するとともに、従来の簿冊から情報検索しやすい個別フォルダーに切り替えたことにより、検索の迅速化と組織的な情報共有を強化し、情報集積を活用した施策立案など効率的な業務執行にもつながっています。ファイリングは導入よりも維持管理が難しいと言われており、文書管理を情報の共有、業務効率化のためのツールとして活用し、市民に対する説明責任を果たしていくとともに、新たな仕組みのもとで公文書の適正な管理に努めてまいります。以上申し上げ、答弁といたします。 （降壇）