小中学校再編による閉校後の文書管理について

答弁　管理課長 田口寛（管理課長は2023年12月まで）

大川議員から御質問の「小中学校再編による閉校後の文書管理について」、１点目から３点目まで関連がありますので、一括して御答弁いたします。初めに、学校における文書記録管理につきましては、「新ひだか町立学校管理規則第43条」及び「学校教育法施行規則第28条」の規定により、保存する文書の種類及び保存期間が定められております。具体的な内容でございますが、学校の沿革に関するもの、卒業証書台帳などは永久保存、教職員の人事記録簿、児童生徒の指導要録などは20年間保存、その他の文書は５年間保存と規定されております。また、学校再編に伴い閉校となる学校の文書につきましては、「学校教育法施行令第31条」の規定により、「文部科学省令」、「学校教育法施行規則第28条」で定めるところにより、それぞれ当該学校に在学し、またはこれを卒業した者の学習及び健康の状況を記録した書類を保存しなければなりませんので、法令等の定めにより、保存期限ごとに書類を整理し、永久保存文書及び保存期限未到来のものは再編後の学校に引き継ぎ、保存期間が経過したものは基本的には廃棄することとなります。よって、文書の保存期間は閉校前の学校における保存期間を通算して取り扱うこととなります。ただし、様々な行事記録等につきましては法令上の保存期間は５年間保存となりますが、各学校ではそれぞれ個別の歴史・文化・伝統を有しており、歴史的な価値があるとか、あるいは卒業生、地域住民のよすがとなるようなものについては当然に保存する必要がありますので、機械的に保存期間だけをもって文書を廃棄することにはならないものと考えております。しかし、各学校における周年記念事業の記念誌やこれまでに閉校している学校の閉校記念誌など、それぞれの学校における文書保存の状況は大きく異なりますので、統一的な判断基準を設けることは難しいものと考えております。今後におきましては、それぞれの学校の歴史、文化及び伝統を保存するという観点から、各学校とも十分協議しながら適切に対応してまいりたいと考えておりますので、御理解を賜りますようよろしくお願いいたします。

答弁　管理課主幹 太田康紀（管理課主幹は2022年12月まで）

お話のありましたとおり、古い記録書類等については紙の状態ですとか、それぞれ状態異なりますけれども、管理課と学校だけではなく、図書館、博物館とも連携した上で対応してまいりたいと考えてございます。

答弁　管理課主幹 太田康紀（管理課主幹は2022年12月まで）

古い写真等についても今の技術であればデシタル化をしましてデジタルデータによって保存することは可能と考えておりますけれども、それをどのような形で外に向けて発信できるかというものについては、各種個人情報等々の問題もございますので、そちらについてはまた協議をしながら進めてまいりたいと考えてございます。

答弁　管理課主幹 太田康紀（管理課主幹は2022年12月まで）

現時点において全てをまとめて出すというような計画は持ち合わせてございませんけれども、今後における学校再編の進捗状況等を考慮しながら、それぞれの学校の歴史・文化・伝統を保存するという観点から、どのような形が望ましいのか内部で検討して進めてまいりたいと考えてございます。

答弁　文化振興課長 村田美穂

博物館、あそこにある資料の関連づけということなのでしょうけれども、図書館には同じものも実はございまして、図書館としても地域資料ということで保存・収集に努めております。基本的に図書館としては公に公表できるものを収集対象としていますので、記念誌ですとか、あと同窓会名簿なども収集しておりまして、連携して例えば展示をするとか、そういった御質問かと思うのですけれども、個人情報が多く含まれているようなものについてはさすがに博物館も図書館もふだんは一般の方が入れないところに保管しておりまして、求めがあれば館内閲覧のみというような利用にさせていただいています。今のところ学校の展示を図書館と博物館で連携して何かというのは具体的には計画していないのですけれども、今後いろんな学校の統廃合ということで、町民のニーズというか、知りたい気持ちも高まるかと思いますので、今後何かできることがあれば図書館と博物館連携して取り組んでまいりたいと考えております。

答弁　管理課主幹 太田康紀（管理課主幹は2022年12月まで）

町の公式ホームページの中にあります学校のホームページの部分の例えば沿革ですとか統廃合の経過等につきましては、今現状としては学校で策定している沿革誌等々から必要な情報を掲載しているところでございます。ただ、学校によってそのつくり方には多少なりとも差がございますので、その状況によって、きちんと記載されているもの、あるいはざっくりとしか記載されていないもの、載ってもいないものというのが多々あろうかと思いますけれども、こちらについては管理課としても各学校のほうにそういった情報発信の方法ですとか、それの更新の頻度について指導を行うなど適切に対応してまいりたいと考えてございます。