更別村議会 令和5年第4回定例会 2023年12月14日
役場業務の属人化の懸念
2023年12月14日、更別村議会の一般質問で、斎藤憲議員が「役場業務の属人化の懸念」について質問し、村長が答弁しました。
- 質問者
- 斎藤憲 議員
- 答弁者
- 村長
議事録から機械で取り出したものです。正しくは会議録でお確かめください。
質問 3番 斎藤憲
質問事項としては、役場業務の属人化の懸念について。業務が属人化、つまり特定の一人の職員しか業務内容を理解していない状態になることは、短期的には効率が上がっても、長期的に見れば情報やノウハウが蓄積されず、人材育成が困難になるということをはじめ、種々の弊害を伴います。特に対外折衝を伴う業務が属人化した場合は、誰も知らないうちに不適切な業務実施、予算執行が行われる懸念もあります。多くの組織で業務の属人化は解消されるべき問題と捉えられています。ＤＸ、デジタルトランスフォーメーションもその手段の一つとされています。そこで、質問いたします。まず、村長は、本村役場で一部の業務が属人化しているという認識はおありでしょうか。もう一つは、業務の属人化を避ける、あるいは解消するために現状について調査し、あるいは対策を検討するお考えはおありでしょうか。ご答弁お願いいたします。
答弁 村長
斎藤議員さんの役場業務の属人化の懸念についてのご質問にお答えいたします。ご質問にありますとおり、属人化した業務の担当者は、業務を進める過程で専門性やスキルが上がるため、他の職員と分担して業務を進めるよりも効果が向上するといったことがありますが、担当職員が急に休んだときに他の職員が対応できず業務がとどまってしまったり、職員の休職や退職で知識や経験が引き継がれず業務の質が下がってしまう、特定の職員に負担が偏るといったデメリットが生じることから、組織としては一般的に解消すべき課題とされています。業務が属人化されてしまう原因としては、情報共有の仕組みが整っていない、２番目に忙しくて情報を共有する時間がない、３番目、業務の専門性が高いため他の職員が理解できないといったことが考えられます。属人化を解消するためには、まず業務内容を見える化し、属人化している業務を洗い流した上で、誰が担当者になっても業務は進められるように業務マニュアルを整備するなど、業務を標準化することが必要であると考えております。職員は、多種多様な業務を分担して従事しておりまして、業務の量は年々増加し、その難易度もますます高くなっています。職員は、限られた人数で職務に従事しており、全ての業務においてマニュアルを作成し、標準化を図るということは職員にとってはなかなか容易なことではありませんし、程度の差こそあれ、ある業務を特定の職員が専門性を持って担当しているところもあろうかと思います。誰が担当しても同じ質の行政サービスを提供するということは難しいことではありますけれども、職員が常に業務の標準化を意識しながら業務に当たることが大切だなと考えております。また、職員間のコミュニケーション、引継ぎの徹底などによっても未然に防げるものと思います。一方で常に起こり得ることで、日常的に注意しなければ問題でもあります。特に調査を行う考えはありませんが、私としましても常に注意を払い、組織が属人化に至ることのないよう状況把握に努めるとともに、各課長を通じて適宜指導したいというふうに思っております。人事については適材適所、それぞれ勘案して配置をしております。私としては、その中でスペシャリストはいても属人化しているというふうなことは認識としては至っておりません。以上、答弁とさせていただきます。
質問 3番 斎藤憲
ご答弁どうもありがとうございます。属人化についてある程度必然性なり、メリットとその問題点についてきちんとした認識を示していただいてありがとうございます。実は、今回この一般質問をした動機は、先ほどの一般質問に関して昨年度までの資料を問い合わせたところ、特定の職員にしか分からないということで資料の提供が数日遅れたことがありまして、現在進行中の業務についてはある人がやっている、まして、本村のような小さなところで多岐にわたる業務を実施する場合ある程度の属人化というのは、それを完全に解消するということは、先ほどの答弁にありましたように、それはどだい不可能な話であるということはよく理解します。しかし、終わった業務、昨年度こういうことをやったというような例えば講座の開催だの、圃場での実習だの、必ずそれに伴う文書があるわけで、今それが全部コンピューターで文書で作られているわけです。だから、作った時点で適切に分類して、見出しをつけて、あるいはこれにアクセスできる人の範囲を決めてしかるべきところに保存すれば、その後は少なくとも翌年度になれば同じ部署の職員が検索するということはできるわけです。１回目の質問でＤＸ、デジタルトランスフォーメーションという言葉を申し上げました。要するにデジタル技術によって仕事の方法を根本的に変えることという意味で理解すればいいと思いますが、これは業務の属人化を避けるための一つの切り札であると。紙の文書の時代と違って、コンピューターで作られたものに全部見出しをつけて、タグをつけて、それを共有して、公開時期、閲覧の権限を設定する。そして、それをフォルダーに分けるということで、特に業務負担を増やさずに文書を作った時点で既に共有される、適切な時期に適切な共有がされるということは可能なはずです。だから、デジ田の交付金を受けて事業を実施している更別村役場で、去年実施した業務の記録が特定の職員に聞かないと分からないというのはまさに紺屋の白ばかまでありまして、やや残念なことです。少なくとも、今、進んでいる業務はともかく昨年度の業務、記録においてだけでも属人化を解消すれば、まず業務の効率向上が期待できます。その業務を行った本人でも周りでも、記録を探すという時間は結構時間がかかりますので、それが節約できます。もちろんその文書を作った時点で分類とか見出しとか、そういうものが必要になるという点ではやや時間を取ることになりますが、そういったものを容易にするシステムを導入するということで、そういった余計な業務、増える業務は最小限にすることができるのではないかと思います。そして、記録における属人化解消、できれば業務におけるですが、それはこの小さな組織では無理なので、せめて第一歩としては記録における属人化解消ということを申し上げるのは、もう一つ大きな意義があると考えております。別に自治体に限らず、会社や団体、学校などでも時として不祥事が起こって報道されることがあります。そういう際に、これこれの業務は長年ある人一人に任されていたという新聞報道などは珍しくありません。ほかの同僚が業務内容を確認できないという状況が長年続けば、もともと悪人でなくても何か魔が差すということもあり得ます。属人化の解消というのは、そういう環境をつくらないと。つまずきの石を置かないという意義があります。そういう意味では多少面倒なようでも、それは業務を適切に実行するという役場側の問題であると同時に、職員を守ることでもあると考えます。そういうわけで、役場の業務が記録においてもやや属人化しつつあるということを経験してしまいましたので、どうかこの機会にデジタルトランスフォーメーションということを言うならば、業務の記録において属人化の解消に取り組むというふうに考えます。その点についてお考えをお伺いしたいと思います。
答弁 村長
今、斎藤議員さんおっしゃったこととっても重要なところでありまして、今、デジ田の交付金活用しまして、データ処理というのですか、いろんな記録を紙媒体ではなくて、そういう記録化して、データとして残すと。うちの村には都市ＯＳといってデータ連携基盤ありますので、各課がそれぞれの部分で持っているのではなくて、共通して見れるように、共通理解ができるように情報共有ができるような形で、今、作業を進めております。書かない窓口、あるいは来庁しなくてもいいような申請手続とか、今、準備がもう少しでできるように、それがなかなかできないので、非常にスマホの関係とかいろんな関係でご迷惑かけていますけれども、病院の予約とか、それほか含めて50から100の申請をデジタルにする。もちろん、今、議員さんおっしゃったようにデータもその部分でしっかりそこに格納しておくと。必要がある場合については、そこでしっかりと閲覧をして共通理解をしながら、そこからまた出発できるようにしたいというふうに、今、随時行っておりますので、もうしばらくお待ちいただきたいと思います。２つ目なのですけれども、属人化の部分と不祥事といいますか、短絡的にはつながらないと思うのですけれども、私、村長になったとき、次の年でしたか、いわゆる金銭の扱い問題で不祥事がありました。それは、業務がその金銭の部分で個人に集約されていたという部分もあって、なかなか点検がうまくいかなかったということで、これは監査委員さんからも指摘をされて、そういうようなチェック体制、あるいは、そういうようないろんな金銭管理、これはもう徹底して改善するように努めていますし、現在まで行ってきております。その部分と属人化の部分ということよりも、属人というよりもむしろある業務が一人の人に全部いってしまうとか、特に金銭とかいろんな部分についてはあってはならないということですので、その辺は係長、課長補佐、参事、課長を含めて、そして、我々理事者も含めてしっかり点検体制を取るということと、その部分での業務が多忙、多重にならないようにするということで、近年ちょっとその部分があって、大分職員にも負担かけていたのですけれども、職員数を増やしたり、業務の見直しをする中でしっかりこれに対応していっていますので、その部分はご指摘のとおりしっかり対応していきたいというふうに考えております。以上であります。
質問 3番 斎藤憲
かなり具体的なご答弁ありがとうございました。質問事項に関して十分お答えいただいたと思いますので、これで私の一般質問を終わりたいと思います。ありがとうございました。