新庁舎移転に伴う保存する資料と書類について

答弁　企画総務部長 秋葉孝博

公文書は、網走市文書編さん保存規定に基づき、文書ごとに保存期間を定め管理をしております。永年保存、10年保存の文書は、各担当課から総務防災課に引き継ぎを行い、あらかじめ定めた保管スペースで一括管理し、１年、３年、５年の保存文書は各課にて管理をしております。新庁舎への移転を見据えまして、令和３年度からは文書のファイリングシステムを導入し、保管先や保存期限などを記載した、ファイル基準表を作成し、フォルダにより、文書を保管、管理することで、事務の効率化、省スペース化に取り組んでいるところでございます。

答弁　企画総務部長 秋葉孝博

今ちょっと御説明申し上げたのですが、新しくファイリングシステムを導入しましたので、これを導入するに向けて改正をしたのと、一部、保存期間が30年というのがありましたので、これは見直しまして、区分を変更したという点でございます。

答弁　企画総務部長 秋葉孝博

今議員お話の件につきましては、永年文書ですとか、30年文書を仮にこれを廃棄するときに検討委員会にかけるというもので、私たち今通常やっているのは、保存期間が過ぎても、例えばロッカーにしまってあったりという、こういうことが散見されますので、これを整理しているもので、今御提案のお話のあった件については会議を開いている状況ではございません。

答弁　企画総務部長 秋葉孝博

本年、これからのお話になるのですが、７月１日より、電子決裁と電子伝票、これを導入してまいります。今現在、電子データはあるのですが、この導入に合わせまして、文書保存規定も見直しまして、電子による保存を可能にしようとしているところです。これにつきまして、今これから始まりますので、現状あるもので、公文書ということではございません。

答弁　企画総務部参事監 小松広典

業務で図面を扱う場合の端末についてでございますけれども、６月１日から業務用パソコンにつきましては、クロームブックを利用する形にしております。クロームブックでも図面のほうはですね、開くことができますので、そちらのほうで確認することができます。

答弁　新庁舎開設準備室長 武田浩一

先ほどの答弁でも少し触れさせていただいておりますけれども、現在移転に関係する本庁舎、西庁舎の文書保管場所は、執務室内にある文書保管棚のほか、本庁舎の地下、及び西庁舎２階に設置しています文書保管庫がありまして、先ほど来出ておりました網走市文書編さん保存規定に基づき、保管をしているところでございます。また、文書量に関する御質問と存じますけれども、現在全庁的に文書量の調査を実施しているところでございます。移転が必要となる文書量につきましては、文書の整理、精査を行い、適正に文書廃棄、整理を実施し、今後も管理してまいりたいと考えております。

答弁　新庁舎開設準備室長 武田浩一

新庁舎での文書量の関係ということだと思いますけれども、新庁舎で保管できます文書量につきましては、書棚文書と合わ せ て 長 さと い う こ とに な り ま すけ れ ど も 、約2,162メーターということになっております。移転が必要となる文書量につきましては、先ほども申しましたけれども、現在調査をしておりますが、新庁舎には先ほど来出ておりましたファイリングシステムにより整理した文書、申告書、永年保存文書などを保管し、それ以外の保存期間が定められた文書などは、西庁舎に一時的に保管することを予定しているところでございます。今後も電子決済及び電子電報導入による文書の縮減ですとか、引き続き予定しております文書廃棄など、移転に向けた整理を行ってまいりたいと考えております。

答弁　新庁舎開設準備室長 武田浩一

同じ答弁の繰り返しになってしまいますけれども、新庁舎につきましては、ファイリングシステムにした文書ですとか、申告書、永年保存文書などを保管する形になります。そのほかにも文書等はございますので、保存期間が定められた文書につきましては、西庁舎に一時的に保管をし、その中で整理をしていくという形になってございます。保管をするという形になってございます。

答弁　新庁舎開設準備室長 武田浩一

先ほどもお答えさせていただきましたけれども、西庁舎につきましては、期限が定められた文書ということで、一時的にまずは保管していくということでお答えをさせていただいたところでございます。

答弁　新庁舎開設準備室長 武田浩一

延長というのはちょっとあれですけれども、それは文書管理規定に基づきまして、適正に整理、処分等々を行っていくという形になります。

答弁　企画総務部長 秋葉孝博

若干話が重複してくるんですが、まず現状の文書の保管状況を見ますと、規定は規定としてあるのですが、やはり保存をしなくていい書類が、例えば担当者の資料ですとか、係の資料ですとか、そういうものが非常に散見されています。新庁舎の移転に向けまして、まずはしっかり廃棄、これは必要なものを投げるということではなくて、不必要なものをまずしっかり廃棄しようということで、今年もうすでに１回実施したのですけれども、例年の倍以上の書類が廃棄されております。今年も、これからさらに３回予定しております、例年１回のものを４回実施して、まずは不必要な書類を投げることを徹底しようということで、今、庁内的に進めているところです。最終的に新庁舎に移転をしたときに、永年保存文書と10年保存文書をどれくらい持っていけるかどうかは、今調査中ですので、ここはまだはっきりしません。ただ、永年保存の文書は十分しまう、新庁舎にスペースはあるということが確認をとれています。ただ、10年、５年、３年、１年をどうしようかというときに、まずは保存期限を過ぎたものが多数ありますので、まずそこをしっかり廃棄した上で、一時的に西庁舎に何年間保存することになるかと思います。その保存の文書がどの程度あって、新しいデータ化という作業がいるのか、いらないのかは、そこはまず見えてきてから検討したいというふうに考えておりまして、現時点で、はじめからこれまで作成した永年保存文書を電子化するということは、まだ検討にも入っていないという時点です。