浦幌町役場における事務処理業務の適正化に関わるRPAの導入に関して　浦幌町議会 2023年12月10日

議事録から機械で取り出したものです。正しくは会議録でお確かめください。

質問　高橋匠

通告に従い、一般質問いたします。浦幌町役場における事務処理業務の適正化に関わるＲＰＡの導入に関してです。2023年に浦幌町の事務処理ミスにおける問題が発生し、メディアにより報道されました。７月には国民健康保険税に関わる資産割を反映させていなかったことにより総額989万円少なく町民に通知し、391世帯に税額の変更等の影響がありました。９月には浄水場の維持管理に使用している巡視車両２台について、５月21日、６月23日に車検満了日を迎えていたにもかかわらず、２か月以上車検が切れたまま業務に使用されていました。行政職員の方々が日々多種多様な業務に追われていることや部署異動等により業務の引継ぎのタイミングがあることを考えると、仕事のミスをゼロにすることは非常に難しいことだと認識しています。しかし、前述２件の問題については防ぐことが難しい人為的要因によるミスというより、チェック機能を含む業務オペレーションの構築とその運用、つまりは仕事の仕組みにより防ぐことができたものと考えています。振り返ると2020年３月に報道があった浦幌町国民健康保険税の120世帯に対する341万900円の過少課税についての追加徴収問題が起こったことにより、チェック機能を含む業務の仕組みづくりについては実施していたと認識しています。しかし、３年後に前述のミスが起こった事実から鑑みると、2020年に改善された業務の仕組みは、例えば国民健康保険税が前年と100万円以上違う場合、その原因を調査し、課内会議で報告するといったチェック基準の明確化や会議等により多数の職員で共有することで問題の発生を防ぐといった運用の仕組みではなく、チェックや確認における人為的要因が大きいこと、つまりは属人的になってしまっていることが懸念されています。今回の問題が発覚して以降改善策の検討や実施はされているものと考えていますが、人為的要因が大きい仕組みである場合、今後同様に事務処理に関する問題が発生する可能性はあります。再発した場合、対応に係るコストはもちろん職員の方々の業務負担増、そして何より町民の方々へのご迷惑や行政への信頼失墜につながるリスクがあるものと考えています。そこで、下記の件について伺います。１、前述２件の問題発覚後、どういった改善策を検討して運営されているか。また、検討された改善策の中でチェック機能の強化等の業務運用に関わる重要なポイントは全ての部署で共有し、生かされているのか。なお、検討された改善策について、再発防止を念頭に置いた仕組みの中で人為的要因の大きさという観点でどのように認識しているのか。２、職員が行う事務処理業務をルールエンジンやＡＩなどを備えたソフトウエアにより自動化するロボティック・プロセス・オートメーション、いわゆるＲＰＡを導入することで仕事の仕組みというソフト面ではなく、業務で使用するＰＣ端末のシステムという意味でのハード面でチェック機能を強化することについて現状どのように考え取り組んでいるのか。３、今後10年から20年という期間で見た場合、浦幌町の人口減少に比例して浦幌町の職員数も減少するものと考えています。しかし、行政が行う業務の種類や内容が職員数に比例して減少することは考え難く、アウトソーシング等により職員の負担軽減を図ったとしても今以上に職員が担当しなければならない業務の幅は広がり、ミスや問題が発生しやすい環境になることが想定されます。そういった課題の解決策としてＲＰＡの導入とそれに沿った業務オペレーションの構築は有効だと考えられ、早期に取り組むことに比例して事務処理業務における問題発生リスクの低減につながると考えられるが、その点についてどのように考えているのか。

答弁　町長井上

高橋匠議員のご質問にお答えします。１点目の国民健康保険税の賦課誤り及び車検切れ公用車の使用等問題発覚後の改善策についてでありますが、国民健康保険税の賦課誤りにつきましては、担当者任せになっていたことに伴う税額計算時のシステム入力誤りと算定された税額の確認が不十分であったことに起因することから、税額計算の処理や算定された税額の確認における作業手順や確認点等のマニュアルの整理を行い賦課作業に向けたチェック機能の改善を図るとともに、日常業務においても担当係内の複数チェックと管理職による確認を徹底しております。また、システムを取り扱う部署においては執行状況を確認し、副町長に報告をしております。車検切れ公用車の使用等につきましては、車検証を保管し、車検有効期間を管理した中で車検の実施を行っておりましたが、当該車両の車検証の確認作業を失念し、確認が不十分であったことに起因することから、新たに車両管理台帳を作成し、複数の職員で管理を行えるようにすること、併せて車両内に車検有効期限を表記し、管理する担当だけではなく複数の職員で期限確認が可能となるように対策を講じております。いずれの事案も再発防止策については課長会議において情報を共有し、全課共通認識の基に取り組んでいるところです。また、今回の事案は人的要因が大きいと認識しており、本年８月、浦幌町行政事務改善委員会に対し事務処理ミスの再発防止に向けた体制、在り方について諮問しており、現在委員会内で協議しているところであります。２点目のハード面でチェック機能を強化することについては、現在令和７年度までのシステム標準化の取組を進めていることから、取り組んでおりません。３点目のＲＰＡの導入とそれに沿った業務オペレーションの構築についてですが、ＲＰＡの導入については大規模自治体であれば有効と思われますが、小規模自治体ではメリットよりもデメリットが大きく、令和４年度の総務省の調査によるとＲＰＡについて実証実験を含め導入済みの自治体は、都道府県及び政令指定都市では100％に達しておりますが、その他の市区町村では39.8％となっております。その課題としては、取り組むための人材がいないまたは不足している、取り組むためのコストが高額であり、予算を採用するのが難しい、ＲＰＡ導入より優先対応すべき業務課題がある、導入効果が不明などが挙げられており、これらの課題は本町においても同様であり、ＲＰＡ導入可能な業務の検討などは必要と考えますが、早期に導入することは難しいと判断しているところです。以上、高橋匠議員の答弁といたします。

再質問　高橋匠

では、１点目について再質問させていただきます。2020年３月に国民健康保険税の追加徴収が起こった後に今回、同様ではないですが、似たような事務処理ミスが起こったという形になっていますが、2020年に起こったときに様々な原因究明をされていると思いますし、再発防止策も講じられているとは思います。にもかかわらず、今回人為的ミス、属人的な仕事と言っていいかどうかというのはありますが、人為的ミスにより同様な問題が発生したというのは業務のチェックが仕組み化されていなかったという認識でよろしいのでしょうか。

答弁　副町長山本

ただいまのご質問でございますが、2020年にあった後、いろいろなチェック方法とか、そういったものも確認しまして、実は議会の所管事務調査の中でも総務委員会の中でこのことについては調査を受けているところでございます。その後チェック機能の充実ということでそういったものを作成したわけなのですが、今回に至ってはそういったチェック機能が人事異動、それから人の担当が替わったことによって受け継がれなかったということが実態でございます。

再質問　高橋匠

今回人事異動に関しては改選後の７月という４年に１回の特例的な人事異動ですので、いろいろトラブルですとか引継ぎ漏れというのが起こりやすい環境だったというのは理解はしております。ただ、こういった事務処理ミスというのは町民の方々からの町に対する信頼に非常に大きな影響を与えるものだと考えておりますので、今後また４年に１回、７月の人事異動というのは来るわけですし、こういったときにもこういうポイントでチェックして、合っていないと次には進めないというような仕組みの構築というのは非常に重要かと考えています。もちろん日々行政の業務というのは国の仕組みが変わるですとか技術の進歩によってやり方というのはどんどん変わっていくものだと考えていますので、今と同じやり方がずっと使えるわけではないというのは私も承知はしております。ただ、それに合わせて仕事の進め方ですとかチェックの方法を変えていくというのは非常に重要なことだと思いますので、今回と同様のミスは今後起こらないように、事務改善委員会に諮問しているというご答弁もいただいておりますが、もう今後こういうことは基本的には起こらないと、起こらない、ゼロにするというのはもちろん難しいのですが、起こらないようにもちろん努力はされるのだとは思うのですが、誠心誠意注意を払って進めていただければと思います。

出典：浦幌町議会　令和5年第4回定例会　2023年12月10日　議事録 PDF（3ページ）　間違いを知らせる

この議員のほかの一般質問

元の記録