雄武町議会 令和元年6月議会 2019年6月13日
役場内会議資料のペーパーレス化について
2019年6月13日、雄武町議会の一般質問で、佐藤寧議員が「役場内会議資料のペーパーレス化について」質問し、財務企画課長 佐々木幸博、町長 中川原秀樹が答弁しました。
- 質問者
- 佐藤寧 議員
- 答弁者
- 財務企画課長 佐々木幸博、町長 中川原秀樹
議事録から機械で取り出したものです。正しくは会議録でお確かめください。
件名は会議録の目次の表記です。
質問 1番 佐藤寧
議員番号１番、佐藤寧と申します、よろしくお願い申し上げます。冒頭にですね、山火事の対応、町長、副町長はじめ役場の職員の方々、あと雄武消防署、あとは道の関係者、自衛隊の方々、まだ完全鎮火とは至らないと思いますけども、気が気ではないという状況が続いてはおりますが、どうもご苦労様です。この場を借りてお礼申し上げます。通告に従いまして私初めて議員になりまして、初めて質問させて頂きます。よろしくお願いいたします。まず質問の事項１番目、ペーパーレス化ということについてお尋ねします。議員になって初めて藤川事務局長主催の新人議員の勉強会、新人議員というのはこういうものですよ、こういうことをやっていくんですよというお話し合いがありました。その時にですね、資料を頂きました。全て紙資料だったんですけれども、すごく大きかったのが４年分の町の予算資料がありまして、非常に重かったんで計ってみました。１年分で約３２５枚のＡ４のコピー用紙を使って、重さが１・３キロ、それが４年分ですので約１３００枚のＡ４用紙。私含めて新人議員３人ですので、それだけで３９００枚の用紙を使っていると。それを鑑みたところ、これは議会、あとは町役場、毎日毎日たくさんの紙を消費していると思いました。役場内でも様々な会議とか委員会とかが行われていると。会議の前には参加人数分の資料の作成準備、会議直前の資料の差し替え。今日も議会の資料の差し替えがございました。また会議終了後には機密性の高い資料のシュレッダー等での廃棄等を行わなければいけないので、そこに人的なコストも掛かってくると考えられます。また紙資料ですので、増える一方の紙資料、中には廃棄して良いものもあると思いますけれども、永年に渡って保存しなければいけない重要な資料等もあると思うので、今の場合、保管場所の確保であるとか、それらの管理維持等もしなければいけないと。今回、私質問するに当たって、そのペーパーレスというキーワードを使って過去にこの雄武町の町議会でペーパーレスを質問したことがあるのかということを検索してみたところ雄武町のホームページに議会の議事録というのがありまして、それがですね、平成２２年の１２月の議会から平成３０年の１２月、都合３４回分の議会議事録がそこに載っかってあります。検索することは可能なんですけれども、一々各議員の発言内容、そして町側の答弁を開いて、それで検索しなければいけないので、私の方で全部それ３４回分目を通して読みました。その中にペーパーレスというキーワードが無かったので、今回質問させて頂くということになりました。ペーパーレス化するということにも非常に良い点もあるんですけれども、デメリットな部分もあるので、それをいくつかここで申し上げると、例えばペーパーレス化をしたことによって、ああ良かったねと思う人もいれば、個人個人が自分に必要な書類なり文書を印刷することによって逆に紙の消費量が増えるというデメリットが１点あります。あと２つ目、複数の書類を机の上、机上の上に並べることが出来ないので、そこら辺で紙社会に慣れている方々のちょっと使い勝手の悪さ等もあると。あと導入することの初期投資ですね、恐らくこの町の規模だと数百万円の初期費用が掛かると。あとはユーザー側のＩＴリテラシーという、タブレットなりコンピュータなり、あとは作った文書をコンピュータに保存するための理解力がちょっと乏しい場合には困ってしまう。あとはどうしてもハードディスクというものに保存しなければいけませんので、それらのバックアップ体制なんかも考えなければいけないということです。元々全国的に国もですね、２００４年１１月にＥ文書法というものを法律として制定しています。紙文書でなくても電子ファイルとして、それが公的に認められる書類ですよということを法律化して２００４年、Ｅ文書法という法律を作っております。紙資源を削減することによって、かなり前から問題になっています森林伐採を防ぐ二酸化炭素の温室効果ガスというものがあって、それがもう歴然とこの地球全体において悪い影響を与えてるというのが自明であって、そこら辺を何とかするためのペーパーレス化ということが考えられています。そこで質問なんですけれども、３点、雄武町役場では年間どれぐらいの紙を仕入れ、そして消費しているのか、まずここからお伺いしたいと思いますが、担当者の方、よろしくお願いいたします。
答弁 財務企画課長 佐々木幸博（財務企画課長は2020年3月まで）
役場全体の紙の消費量につきましては、なかなか把握が難しいので、購入量をお示しいたします。２９年度と３０年度の比較で申し上げますと、これは役場全体、あるいは病院、学校も含めての全体の枚数でございますけれども、２９年度が２９３万３千枚、金額で言いますと２４７万４千円。３０年度では若干増えまして、３１０万６千枚、金額では２６０万２千円となってございます。
質問 1番 佐藤寧
ありがとうございます。恐らく３００万円から、３００万円前後ですね、分かりました。そこでこの３００万円というのは恐らく１回このペーパーレス化を役場全体にデータとかシステムとか入れるのに恐らく３００万円前後の金額で何とか出来ると思うんですけれども、それをペーパーレス化しようとするお考えは役場全体としてございますか、担当者の方、お答えいただければと思います。
答弁 町長 中川原秀樹（町長は2019年9月まで）
役場内の会議につきましては大きく分けて議会、それから町民の方々を委員に委嘱している委員会や協議会、この会議及び特別職や職員による役場内部での会談に区分されますが、会議資料等のペーパーレス化につきましては、議会は議会側で検討されるというふうに思いますけれども、委員会や協議会等の会議につきましてはＩＴに不慣れな方もいることや会議の資料が委員の手元に残らないことになりますので、ペーパーレス化するのは大変難しいと考えております。また役場内での会議につきましては、特別職、管理職会議や関係課による部内会議等がありますが、これにつきましては必要最小限の会議資料としており、膨大な会議資料を作成するようなことはなく、特に資料作成に要する時間はコピー機や印刷機の機能の向上により職員の負担も軽減されてきておりますので、役場内の会議のように出席者や資料部数のあまり多くない会議ではペーパーレス化による初期投資を考慮するとメリットはあまりないと感じておりますので、今のところ導入する考えはありませんので、ご理解を頂きたいと思います。
質問 1番 佐藤寧
町長ありがとうございます。ペーパーレス化をしていく予定はこれからもないということで、現在のところ。基本的に紙資料というのは増える一方だと思うので、そこは今後年間３００万円前後のお金を使うのであれば初期投資として、まず３００万使って段階的に全部一度にというのはなかなか難しいと思いますので、出来る範囲でやっていけると私も今回の質問のために色々各自治体の導入例とか検証したところ初めは抵抗があった職員の方々、あとは管理職の方々もペーパーレス化によって非常に決裁とかそういったものが楽になったという声が殆どだったのでメリットは十分あると思います。今後とも私も初めて議会に入って紙の莫大な資料、自分の家にそれを保管する場所もなかなかないので、今のところ自分は自分の資料としてコンピュータにデータ化して、それを入れるようにはしてるんですけれども、考えていきたいと思います。１点目はそのペーパーレス化の質問です。