八雲町の公文書管理について

議員の質問　9番 三澤公雄

議長。

議員の質問　9番 三澤公雄

おはようございます。とてもいい天気で、仲間たちは牧草畑で草を刈り始めております。非常に後ろ髪を引かれる思いでこの場に立っておりますけれども、さわやかな風が吹いている中ですが、この議場にはその裏腹にしつこくねちっこく質問を頑張っていきたいと思っております。よろしくお願いいたします。まず、１問目、八雲町の公文書管理について。保存年限を区切って管理しているのは分かっていますが、運用において保存年限を過ぎたものの廃棄の判断基準に不安があります。現行が町民の利益になっているのかどうか若干疑問があります。今の政府のように改ざんや隠ぺいがあるとは思っておりませんが、それらを防いでいるという担保も無いのが現実ではないでしょうか。現状についてお伺いいたします。

議員の質問　9番 三澤公雄

議長。

議員の質問　9番 三澤公雄

職員間のメモ等も公文書に値するというのは、以前も発言をもらっていますから。そして、実際に自分も情報公開をやった中で担当課長さんのメモなんかも見たことがありますので、その辺は確認しているんですけれども。新たにちょっと確認、付け加えたいのは、メール等のものもそれはメモと同じように残すという規定になっているのかどうかを、まずそこの部分の確認をしたいと思います。

議員の質問　9番 三澤公雄

議長。

議員の質問　9番 三澤公雄

今の答弁でいくと、要するにメールで来たものも文書として置き換えた場合には、そういう今までの規定にのっとるという判断が今確認されたと思うんですけれども。そこで、あえてそのメールって言ったのが、メールの状態のままで、今ほとんどの職員のデスクの上にはパソコン等がありますから、メールによって情報を共有する、政策を作るに当たって十分にメール自体で職員たちは目にし、それで共有しているものも相当あると思うんですよね。でも、それが文書化されないままであったら、今の規定の状態では保存の対象にはならないというふうに認識されます。でも、今の時代であればペーパーレスも進んでいるという意味で、そういった情報共有の糧として、一つとしてメールが使われているのであれば、メールの状態のままでも、電子上でも保存の対象にされるというふうにしないと駄目なのかなと思っているんですけれども、その辺はいかがですか。

議員の質問　9番 三澤公雄

議長。

議員の質問　9番 三澤公雄

現状が確認されましたので、本題の方に移りたいと思いますけれども。それではその保存の年限が区切っていると。そして年限の理由もそれぞれ明確に書かれていますから、この書類をいただいた時には一定の理解はしたんですけれども。ただ、年限が切れた場合の残す残さないの部分が、各課の、例えば年限が短いものは課の上の方ではなくて、それぞれの、例えば３年保存であればこの文書によりますと係長判断によってというふうに判断されるというふうに理解をするんですけれども。町民がいろいろな行政上の事項遂行に当たって、町民がいろいろ受益者だったり、そうでなかったりとかありますけれども。町民にとってはこの年数というのが、３年とか５年とか 10 年とか区切っているものっていうのは、区切って理解している部分はあまりないと思うんですよね。例えば、何か行政とのいろんなやり取りでその時点では納得していたという状況であっても、数年が経って改めて問題提起を町民がした時に、そのことを確認する事項が、例えば短い年限のものだった場合に、その時の役場の対応を証明するものがないという事例がいくつか僕は対応したことがありますけれども。そういう時に、公正に、適正に、町が執行したという証明をどんな時でも出来るために、僕は、先ほどメールの話をしたもう一つの理由は、データ化すれば文書の保存は非常にスペースもとらないような形になるわけなので、保存の仕方が今、文書化したものを書庫に残すということが、この公文書の管理では基本になっているということが前段の部分で確認をされたんですけれども。電子化して保存していくということが並行して行われていけばですね、年限を区切ってはいても原本というか、今までなら消えてしまう３年とか５年とか、若しくは１年であっても何か町民の方から申し出があった時に、その当時の行政がやったことがつまびらかになるという意味で、僕は年限を区切って保存するっていうのが、そのスペースの関係で年限を区切ってある一定の期間がきたら廃棄するというのは、スペースの問題だと思って感じているんですよ。だから、これからは全部残すと。データ化してでも残すとした方がですね、何かがあった時に行政はしっかりとした仕事をしたんだよと、自らの証明にも役立ちますし、またその時には気づかなかった何かミスがあったとしても、その書類によって、電子化で保存されていればですね、かなり古いものが、時間が経っても町民と一緒に確認されるという意味で非常に有効になるのではないかと思うので。ここで提案したいのはですね、電子化の形でも保存するという方向で、両にらみ、今までどおり書庫で残すということを前提で文書化するというのは大事だと思いますけれども、一方で電子化のもの、そして文書も改めて意識的に電子化して残すという形で、保存の仕方をこの際、両方並立させていくということが、今国で起こっていることを八雲町で起こらないようにするための一つの担保になるのではないかなと思うんですが、いかがでしょう。

議員の質問　9番 三澤公雄

議長。

議員の質問　9番 三澤公雄

そういうことに僕も含めて疎い中で質問をしているんですけれども、もっと疎い人たち、疎いったら失礼ですけれども。サーバーっていうものに保存する容量があるということは今の答弁の中で分かったんですけれども、いわゆるＳＤカードだとか、ああいったものに入る容量と比べた場合に、もっともっとそれは小さくなるから、例えばそんな高価ではないようなものが相当出回っていますから、ＳＤカードだとかそういった記録させるものに入れて書庫に管理するというやり方は、サーバーよりも割高になるんでしょうか。

議員の質問　9番 三澤公雄

議長。

議員の質問　9番 三澤公雄

今、現状の部分が専門的なお答えでだいぶ共有されたと思いますし、僕も改めて気づかされるところがありました。そうは言っても、今この保存の仕方というのは、あえて改めて問題提起しますと、いわゆる年限を切って書庫になるべく溜まるものを少なくするというふうなことをやっているとですね、先ほども申したようにある時期の行政が適正に運営したんだ、公平的に運行したんだという事が証明できなくなる部分があるのかなと。そんな重大事項じゃない限り、重大事項は永久だから、大丈夫だというのが今までの建前だと思うんですけれども。重大か重大じゃないかということについては、個人にとっては自分の身に降りかかるか、身に降りかからないかというところだと思うんですよね。去年の行政運営上の中で、今この例をあげて適正だなと思うものを一つあげますと、水道事業の中で、出来事としては約 10 年近く前の出来事だったと思うんです。水道が、本人の管理しないうちにどういうふうに漏れたのか破損したのか分からないんですけれども、いわゆる水道管の縁をつたって相当な水量が流れた結果、土砂が流れたと。その当時は表面に現れる部分しか分からなかったので、当時のその課の判断で、上から土砂をある程度入れてもらったというのが、訴えているご本人の記憶だったように聞いてますけれども。でも、いわゆる 10 年近い年数が経つと、それが基ではないかといって家が傾いたというのが去年の出来事の訴えたる部分なんですが。僕はそれに関わった時にですね、行政側はちゃんとその当時やったんだという意味で、保存されている行政文書の中に当時のその水道を管理する課がですね、どういう行動をしたのか、本人の記憶にのっとっている部分もちゃんと証明できるのかという思いで調べてもらったところ、保存されていないんですね。多分、そういった事例は 10 年も保存する単位ではなくて、１年もしくは３年程度のものに解釈できるのかなと思うんですよ、この規定からいったら。つまり、降りかかった町民は、自分の身に降りかかったことですから、あの当時ちゃんとやってもらえなかったからこんなことになったので、時効も何も関係ないというのが訴えだとは思うんですけれども。適正に対応したという証明さえ町の方で出来ればですね、そんなに気分を害さず、仕方がないことだなというふうに関係者等も納得できると思うんですけれども。僕はこの事例が今回の保存年限の問題提起の部分にちょっと当てはまるのかなと思って。適切かどうかはちょっと担当課にとっては、この場面で水道課が出てくるなんてなんだと思っているかもしれませんけれども。いわゆる行政がちゃんと行動したということを、いついかなる時も証明するという事は、僕は必要だと思うんですよ。今、町長は５年目です。５年以内のものだったら自信をもっていろんな振り返って、自分はちゃんとやったとかって言えるのかもしれませんけれども、行政は継続ですから。町民の訴えるものによっては前の町長であったり、課でいけば前の課長さんだったりという部分が相当数あるのが現実だと思うんですよね。さて、そういう時に文書の保存年限が切れていることでもちゃんと対応できると。公正であり、正確な対応をしたということを証明するというのは、現時点ではどういった工夫がなされるんでしょうか。僕はこの公文書管理の部分では、そこの部分を少なくとも町村の行政運営では、国で今起こっているようなことが今起きないようにという問題提起ではなく、普段の行政がちゃんと行われているということを証明するためにもですね、この保存年限を区切って捨てるとか、削除してしまうというのはちょっと危険性をはらんでいるのかなという意味で問題提起をしました。改めてこの部分について、どういった見解をされるのか、お伺いいたします。

議員の質問　9番 三澤公雄

議長。

議員の質問　9番 三澤公雄

現行でベストを尽くした、議会のことも出されましたけれども、我々もその時その時で判断を誤らないように 16 人の議員で知恵を絞っていろんな意見を出し合いながら、そして行政がやろうとしていることを認めたり、応援したりしてやっていると。その記録がある一定期間を過ぎたら無くなってしまう可能性があって、そしてそのことによって適正にやったはずのものが証明できない、今町長の言葉にあったように、行政だけじゃなくて我々議会も証明したいんですよ、いつまでも。だから、新しい技術が、そして新しい管理の仕方が国等で提起される前に、今八雲町で何がベストで出来るかと言ったら、僕はさしあたって場所をとらない電子化の保存というものも並行させてですね、これはもうこれで決まりというわけじゃなくて、今それがとれると思うんですよ。要するに、例えば今年からこの３年、５年とか１年とか 10 年とかっていう基準をこれでいくんですけれども、毎年消す資料がありますよね。今年が３年目のものだったと今年が５年目のものだったというものを、今からもし了解を得られれば、消さない削除しない、削除対象になったものも電子化をしておくと。それを並行していく。副町長がおっしゃったように電子化というのは全然ベストな選択ではないんだと、機器の読み取りだとか何十年間もその読み取りができるかという保証がないと言われましたけれども。未来永劫その方法でやるといったら、そういった技術の信憑性だとか、技術の永続性が問題になるでしょう。だけど、当面の課題をクリアする、つまり私が去年対応した町民の訴え事なんかもこれ以降、しばらくの間は古い記録も本来ならば削除されるべきものも残っているということのスタートにですね、是非今年からやってもらえればですね、もう起こらないんだと思うんですよ。まあ、今年からやっても去年消しちゃったものが問題になる場合もあるでしょうが、少なくてもこれまでのような保存年限設定マニュアルを残していながらでも、僕が問題提起したようなことが今起こっているわけですから、そういったことを些細なこととして書類がないということで切り捨てるんじゃなく、そういう出来事を最小にするためには、僕は今から文書保存の仕方を電子化も併設する、技術が許される限り併設するというもののスタートになるべく早く切ってくれればですね、保存資料がないことによって行政に瑕疵があったという、例えば濡れ衣を着せられる可能性は確実に減っていくのかなと思うんですが、いかがでしょうか。

議員の質問　9番 三澤公雄

議長。

議員の質問　9番 三澤公雄

議事録もしばらく文書で残っていきますから、議会としては一議員の立場ですけれども問題提起をしたという形は残っているので、僕としてはここは行政の責任だよというふうに、責任転嫁するわけではないんですけれども。先ほどの例、町長も知っている例だと思うから感情的というお話もあったのかもしれませんが、一つ、分かり易いというか、実際に起こった出来事で僕は文書が残ってさえすればですね、感情的にならなかったのではないかなという思いが僕の中ではちょっと整理が出来ているので。そういう意味で、保存の仕方を工夫してほしいというふうに問題提起をいたしました。じゃあ、保存の仕方はしばらく変わらないということが確認されたんですが。さっきの答弁では研究という言葉もありましたので、是非この問題提起をしっかり受け止めてもらいたいと思うんですが。もう一つですね、削除の基準が、その課の中で然るべき責任のあるそれ相応の人たちが課長の決裁だったり係長の決裁だったりというのが年限によって決まっているという事なんですけれども。一方で、今の国の在り方を見ますと、この情報が残す、残さないというところが行政だけの判断だけでいいのだろうかという問題提起もあわせてしたいと思います。つまり、この情報はもうしばらく残した方がいいという、例えば第三者機関の方にこの情報の残す、残さないということをかけるというものが一つ担保されているのであれば、これもまた一つ、行政がしっかりと運営されているということの担保になるのかなと思うんですけれども。非常にそれは事務的には煩雑だと思います。数多の資料が毎年毎年削除の対象になるとは思うんですけれどもね。でも、一方で行政が行政の都合だけを考えてですね、都合の悪い文書を捨ててしまったという現実が、今僕らの目の前ではここ１年半に渡って起こっていたんだということを考えますと、八雲町においてはそういうことが一切ないと、いかなる理由によっても行政だけの利益を考えて削除したのではないと。既存のルールを自分のいいように解釈しただけで削除したのではないというところを証明するためにもですね、その削除の段階で、何がしかの第三者機関というか、町民から募った人の委員会というのも関わるというのが、一つ必要かなとは思うんですが。非常に大変だし、そこまで付き合ってくれるボランティア精神のある町民がいるのかどうかも分かりませんけれども。ただ、この１年半、非常にルールを最大限活用というか悪用をしてですね、本来なら残さなきゃいけなかったものまでの残さないような状況をやっている国がありますから。では、八雲町はそういったことはありませんよという部分のルール的な担保はどのように考えたらいいでしょうか。

議員の質問　9番 三澤公雄

議長。

議員の質問　9番 三澤公雄

今の削除したことが適正であるということを証明するためにも、今のルールではちょっと物足りないという部分は、今の町長の答弁で共有されたと思うので、やはり僕は先ほどに戻りますけれども、保存の仕方ということもやっぱり研究した方がいいのかなと、そこにまた戻ってくると思うので。今の言葉の中にも研究という言葉がありました。是非ですね、担当課の方は忙しい仕事をいっぱい抱えていると思いますけれども、この問題もかなり重要度が高いと思いますので、優先に近い形で、是非研究していってもらいたいなと思います。よろしくお願いいたします。それでは。

議員の質問　9番 三澤公雄

議長。