町内における事務仕事の簡略化について

町の答え　情報防災課長 若山みつる（情報防災課長は2021年12月まで）

それでは、情報防災課からは、１点目、２点目、それから４点目について答弁いたしたいと思います。初めに１点目の現在の総合行政情報システムの運用状況についてでございます。現行の住民基本台帳システムや税システム、それから福祉システムなどで構成されます総合行政システムについては、平成２３年１月に入れ替えを行い、平成２８年度にシステムのバージョンアップ、それから機器の老朽化による更新を実施し、現在に至っております。当該システムは、平成２３年には、庁舎内にサーバーなど全ての機械を設置する、いわゆるオンプレミス型という形で運用してございましたが、平成２８年度の更新時には、サーバーをデータセンターに移設する、移設して運用いたしますハウジング型と呼ばれる運用に変更し、運用の安定性や機器の保守性を高めております。現在、総合行政情報システムは３１システムで構成されており、それぞれのシステムが連携し、運用されております。行政手続の簡素化についての取組ですが、平成２３年度の更新時には証明書自動交付機、平成２８年度にはコンビニ証明書交付サービスを実施し、住民手続の利便性向上、窓口業務の軽減を実施しております。また、マイナンバー法で認められている情報連携により、一部の手続で住民票や所得証明等の添付書類を不要とすることで、手続の簡素化を図っており、今後も情報連携を活用した手続の簡素化を進めてまいりたいと考えてございます。情報連携につきましては、法律などで定められているものほかは、職員一人一人に情報へのアクセス権限を付与しておりまして、セキュリティーに配慮した運用を行っております。経費の面につきましては、これまでさまざまな制度改正によるシステム改修などが行われてきましたが、その際にも国から示される改修費の標準的な費用や他団体の状況を比較して、経費が適正であるかを注視しながら進めてきております。次に、２点目、現行システムにおける問題点、改善点、経費を含めた見直し作業は、今後どのように行われるのか。それから、４点目の行政へのデジタル化に向けた検討会議の立ち上げについて一括して答弁申し上げます。業務の問題点や改善点、経費についての見直しは、システムの入れ替え時である平成２３年度に、庁舎内の行政情報電算処理システム調査検討委員会というものを設置いたしまして、電算システムにおける業務の課題等を整理した後に、電算業者４社からの提案を受けまして、機能や保守体制、それから経費を比較して現行システムに決定しております。現行システムの次期更新は、平成２８年の更新から５年を経過いたします来年度から再来年度を予定をしておりますが、次期更新時にも同様に問題点や改善点、経費などを総合的に判断いたしまして検討を行う考えであります。また、次期更新時には、国が推奨いたします自治体クラウド形式の構築も視野に入れ、検討しております。自治体クラウドとは、複数の自治体で情報システムの集約と共同利用をすることで、経費の削減、住民サービスの向上等を図るものを指しまして、町では、現在、人事給与システムというものがあるのですが、それについて自治体クラウドの対応システムとして稼働しております。自治体クラウドでシステムを構築いたしますと、標準化されたシステムとなりますことから、データレイアウトの平準化が図られ、今後、加速していくと考えられますオンライン申請等への移－ 18 －行、またマルチ面談による経費削減などが容易となっていくほか、複数の自治体で共同利用による経費の削減につながることなどメリットがあると考えてございます。今後も今まで同様に、総合行政情報システムを含め電算システムの導入・運用につきましては、住民サービスの向上、事務の簡略化・効率化、またコスト削減、費用対効果を十分検討して実施してまいりますので、御理解のほどよろしくお願いいたします。以上です。

町の答え　住民課長 清野真里（住民課長は2023年3月まで）

３点目の窓口業務をできるだけ簡素化するための具体的な検討についてでございますが、最も受付業務の多い住民課総合窓口係では、住民異動、戸籍関係の手続と合わせ住民票、戸籍謄本、課税証明書、納税証明書などの証明書発行業務などを取り扱っております。窓口業務の中でも、住民票など証明書の発行は、役場庁舎、大中山コモン、文化センターに設置した証明書自動交付機やマイナンバーカードによるコンビニ交付にも対応し、サービス向上と業務の効率化を推進しております。また、各種申請手続などにつきましては、必要事項の精査や本人確認など、来庁者の要件を確認し、手続を進めなければならないことから、申請書の様式や受付方法など現状の窓口対応をする中で、常に検討し見直しを図っているところでございますので、御理解のほどよろしくお願いいたします。

町の答え　情報防災課長 若山みつる（情報防災課長は2021年12月まで）

それでは、再質問にお答えしていきます。まず、現在の総合行政情報システムの年間の経費でございますが、先ほど言いました３１システム、年間の経費といたしましては、保守料にそれからサーバーのデータセンターを利用していますので、利用料等を含めまして約４,１００万円でございます。２点目の、今後更新していく場合についてなのですが、それからメンバーの面も合わせて答弁となりますが、平成２３年度の庁舎内のメンバーにつきましては、職員で構成しておりまして、その時代の総務課長、総務係長を会長、副会長としまして、あとはシステムを利用する担当係長１０名、合計１２名で組織されたメンバーでございます。このメンバーにつきましては、どのような方式でシステムを構築していくか、それから機能や経費の比較、それから各システムの問題点の洗い出し等を行いながら、検討していった次第でございます。今後の更新につきましては、先ほども言いましたとおり、自治体クラウドというシステムの構築に移行していこうという考えがあります。自治体クラウドにつきましては、庁舎内の検討のほか、当然ほかの町との検討も含んで検討していかなけ－ 20 －ればならないということと、あと、いろいろな町が使いますので、国が言っているシステムの標準化というものが、既にもう示されているのですが、今までいろいろ進まなかった、この共同化等が進まなかった理由といたしましては、それぞれの町でいろいろなシステム、それをカスタマイズというか、いろいろ手直しをして使いやすいように使っていたために、すぐデータを一緒にするとか、違うシステムに替えるときもデータの移行費がすごいかかるとか、そのようないろいろな理由があって、今までやはり進んでこなかったという背景がございます。それらを解消するために、国は自治体クラウドということでシステムを標準化しながら、データの並びとかも同じような形になりますので、そういうふうになってくると、国のほうもこういうオンライン申請を始めますとかというのも、すごく取り組みやすくなるということで、国のほうは現在進めているというところでございます。それに倣って、次期のシステム更新もその自治体クラウドを基本に更新を考えていきたいと思ってございます。また、民間等のメンバーに、その検討をするときに取り入れていく考えはないかということなのですが、この自治体クラウドにつきましては、総務省の外郭団体に地方自治情報センターというのがあるのですが、そこで支援アドバイザー制度を行っておりますので、その支援アドバイザーに依頼をしてやっていくという考えもございますので、御理解願います。また、ペーパーレス化につきましては、総合行政情報システムとはちょっと離れたことになるのかなと思っております。というのは、総合行政情報システムは、住民情報を扱うシステムのシステム群でございまして、ペーパーレスなどは、当然、納付書とか料金とかも総合行政情報システムに含まれるのですが、特に、ペーパーレスを進めると効果的であるのが、内部事務というか、内部処理、例えば有給の処理だったりだとか、電子決裁だったりとか、財務会計だったりとか、そういう処理が大きくペーパーレスになっていくと。それで、職員の事務の効率化につながるというふうに考えてございます。それなので、今、文書管理や電子決裁等のシステムは導入されてございませんが、今後、十分検討していかなければならないと認識してございますので、御理解願いたいと思います。また、顔認証等による住民の申請時の効率化についてなのですが、現在、私たちも国も合わせて進めてございますマイナンバーカード、マイナンバーカードを基本に、やはりこう個人を認証するという基盤というか、仕組みをつくるのがすごく大変で、町で独自にそこを整備していくというのはなかなか高額で、かなわないのではないのかなと思ってございます。その際、マイナンバーカードについては、国で個人認証の基盤ができておりますので、それらが普及、どんどん進んでいくと思われますので、今後の動向を見ながらそのマイナンバーカードを利用した本人認証などを行って、申請時に、例えば字を書かなくても申請ができるとかというような仕組みは十分検討していかなければならないというふうに思っております。また、キャッシュレス等についても、税金等については、コンビニで払えたりというところまでは今来ているのですが、クレジットカードを使ったりだとか、それからさっきの電子マネー、携帯でこうピッとやる電子マネー等についても、当然、私たちも税金を納める、料金を納める、それから住民票を出すときの手数料なんかも窓口でそういう携帯のピッとできれば、すごく利便性が上がるのではないかというふうに認識はございます。これについては、いろいろな業者に状況を聞きながら、経費をはじいていただいたりしている状況でございます。今後も、引き続きそういうサービスの拡大については十分検討して、費用対効果も含めて検討してまいりたいと思ってございます。以上でございます。

町の答え　民生部長 杉原太

窓口の業務の効率化ですけれども、議員の質問にあるとおり、デジタル手続法というのが昨年の５月に成立して、１２月から施行されております。その中では、今、情報防 災 課 長 の ほ う か ら も あっ た よう に マ イ ナ ンバーカードの普及、マイナンバーカードが普及すれば、今そのような御質問にあるような手続が可－ 21 －能になるものというふうに考えております。そして、今、その手続の段階にあるということで 、 こ の デ ジ タ ル 手 続 法の 中 では 、 デ ジ タ ルファーストといって、「個々の手続・サービスが一環してデジタルで完結する。」。２点目には、ワンスオンリーといって、「一度提出した情報は、二度提出することを不要とする。」。ですから、１回手続をすれば、同じ、例えば所得証明だとか、そういうものを使うものであれば、１回の手続でどの窓口にしても通用するというふうな簡素化になるということ。それから、３点目にコネクテッド・ワンストップといって、「民間サービスも含め、複数の手続・サービスをワンストップで実現する。」という方向で、国が進んでいくということですから、それが進んでいけば、行政機関、自治体窓口のほうもそれに続いてデジタル化が進んで、窓口の手続も簡素化になるというふうに考えておりますので、御理解頂きたいというふうに思います。以上です。

町の答え　情報防災課長 若山みつる（情報防災課長は2021年12月まで）

それでは、再質問に答えていきます。まず、災害時の対応についてですけれども、昨年度、役場の停電時に役場の自家発電から電気を電算機器に供給できる工事をさせていただきました。これにより、庁舎内の証明書発行事務等の電－ 22 －算業務は、停電時でも行えるという体制を整えております。また、現在もそうなのですが、サーバー類、データを蓄積したり、演算したりするサーバー類については、データセンターに現在もありますし、先ほど言いました自治体クラウドに移行した後にも、データセンターでサーバーのほうが運用されるので、データセンター自体は無停電と、災害等に強い建物となってございます。これにより、災害時でも迅速に業務を止めることなく、電算業務はできる対策があるというふうに考えてございます。また、経費の削減につきましても、先ほど答弁ともちょっと重複しますが、自治体クラウドというものは、ほかの町村と共同でシステムを使うことになります。七飯町単独で今まで機械が５台必要だったところを複数の町で５台で済むということも考えられますので、経費は削減できることを期待しております。また、実際に、既に自治体クラウドを全国でやっている団体は、数多くあるのですが、そこの団体につきましても、経費は間違いなく削減されているという結果が出ておりますので、私たちもそれに向かって更新時は十分検討してまいりたいと考えております。合わせて、電子申請等につきましても、自治体クラウドというものに移行していくに当たり、先ほども言いましたように、統一されたデータ形式になるものですから、その後、国等が行う電子申請の仕組みについても、簡単に移行できるということを目指して進められているものでございますので、そちらに移行しやすいというような状況は、その自治体クラウドに移行していくことで、実現可能ではないかと思っております。ただ、言いましたとおり、マイナンバーカードが認証の基盤になるというところは、基本となると思いますので、今後もマイナンバーカードの普及に合わせて、これらの住民サービス向上の検討を重ねてまいりたいと思いますので、御理解のほどよろしくお願いいたします。以上です。

町の答え　総務部長 釣谷隆士

私のほうからは、先ほど情報防災課のほうに負担が極度にかかっているのではないかというような、その点の御質問にお答えしてまいりたいと思います。議員おっしゃるとおり、日に日にといいますか、技術が向上いたしますので、電算に関しますものに関しましては、ほとんどプロ並みのといいますか、エンジニア並みの技術と情報が必要になってきているのが実態でございます。それでいて、今、情報防災課長のほうからも答弁申し上げましたとおり、次期ちょうど機器の更新に合わせて、今のクラウド方式にも合わせまして、今後、委託を電算会社というのですか、そういうところの委託も含めまして検討していかなければならない事案だなというふうに認識しております。ただ、その委託がどの程度の経費がかかっていくのかというのも含めまして、そういう検討をしてまいりたいと思いますので、よろしくお願いしたいと思います。以上です。

町の答え　福祉課長 村山德収（福祉課長は2023年3月まで）

福祉課のほうから、議員のほうから冒頭、高額介護合算療養費の御案内のことについて、宛名について触れられたので、そこの部分について福祉課のほうからお答えしたいと思います。今回、福祉課のほうで郵送させていただいたものは、高額介護合算療養費というもので、１年間分の後期高齢の自己負担分、介護保険のサービス利用の自己負担分の合計が国の定める金額を超えた場合に、その超えた額を支給する制度でございます。それで、今回のこの制度については、１年間分の合算ということでございますので、時期的には若干遅れたものもありますが、まず、御案内のほうについては議員の名前のほうで福祉課から、議員名義のほうで宛名で出させていただいて、議員のほうで提出していただく後期高齢者医療広域連合会宛ての申請書の中身がサービスを利用されていた個人、お母様のほうの名前となっているものでございます。なぜそちらがお母様の名前にしなければならないかというと、利用された方のお名前、保険番号とかが全て相続人ではなく、亡くな－ 23 －られた方のお名前でうちのほうで記入して、申請を出していただくという形で、申請者の方の手間を省くために、たまたまうちのほうでお母様の名前を記入させていただいたという経緯でございますので、御理解のほどよろしくお願いいたします。以上でございます。

町の答え　総務部長 釣谷隆士

今、情報防災課、課長を含めて５名の体制で業務を進めてございます。防災関係のデジタル化の部分につきましては、防災の担当２名、それと兼務の職員も１人おりますけれども、そういう体制で現在進行中という形で日々進めておりますし、今の部分につきまして、電算のほうにつきましては、確かに情報防災課長自体が、個人が非常にスキルが高いということは、そこは全く否定はいたしません。職員の中で、これほどできる職員はいないと思ってございます。ただ、そこのところが１人に被さっていいのかというところが、そこは確かに問題であるというふうには認識しておりますので、先ほど答弁いたしましたとおり、機器の更新、ちょうどもうすぐ来年、再来年という形でもっての機器の更新の時期を迎えてございますので、それと合わせて、そういう部分の体制のほうも検討していかなければならないというふうに考えてございますし、私のすぐそばで情報防災課長は仕事をしておりますので、顔色を見て健康に留意してまいりたいというふうに思ってございます。よろしくお願いいたします。