町長の職員向けメールと公文書管理について

議員の質問　4番 松田兼宗

２問目に入らせていただきます。２問目は、町長の職員向けメールと公文書管理についてということでお伺いします。町長は、日ごろ職務遂行上、個々の職員に向けたメールを多用されておりますが、以下質問させていただきます。町長からの職員向けのメールを公文書だと認識しているのかどうかをお伺いします。２つ目に、公文書だという認識であれば、当然森町情報公開条例とそれにくっつく形での森町文書取扱規程に沿ったものとして処理されているものと考えますが、具体的な処理方法は行われているのかどうかをお聞きします。さらに、３つ目に、今年の2011年４月１日に国のほうですが、公文書等の管理に関する法律、いわゆる公文書管理法が施行されております。その中で、第34条において同法のこの法律の趣旨にのっとり、その保有する文書の適正な管理に関して必要な施策を策定し、实施する努力義務が地方公共団体、つまり市町村に課されているわけです。そういうことを考えるならば、早期に公文書管理条例の制定が必要と考えますが、いかがお考えになっているのか。４つ目に、森町文書取扱規程という内規に基づいた運用がされていると思うのです。総務課が主にそれをやっていると思うのですが、各課におかれてそれぞれ文書管理がされているのですが、そういう規則があるのです。それの運用实態がどうなっているのかをお聞きしたいと思います。

議員の質問　4番 松田兼宗

ちょっとはっきりしないのですが、メールは公文書ではないという認識なのですか。後のほうで何か……

議員の質問　4番 松田兼宗

どうも公文書ではないと。とすれば、公文書でないのとあるというのは、それぞれということはどういう意味なのですか。ちょっとよく理解できないのですが、というのは公文書でないとすれば、受けたほうの職員は迷惑メールだという判断をされても仕方がないとどう判断するのですか、それは。迷惑メールとして処理しても構わない文書、全部それを処理されるのではないですか、公文書でないとすれば。その判断はどうやって、個々の職員の判断に任せているのですか。それでは管理も何もできないでしょう。それはちょっと納得できないです。私は公文書だと思っているのです。だから、何が公文書だという認識のもとに私のほうは今後再質問をさせていただきますけれども、どうもそうだとすれば私はちょっとその部分を最初にまずはっきりしていただきたいのですが、もう一度言いますけれども、受けるほうの職員は本当は見なくてもいいのですか、公文書でないとおっしゃるのでしたら。どうもその辺が理解できない。先ほども言いましたように、公文書だという認識のもとに再質問を続けますけれども、町長が今言われたように公文書の規定というのは情報公開条例に規定されているとおりです。全くそのとおりなのです。そして、その中で公文書取扱規程というのがありますよね。それに基づいて本来であれば各課において課長が責任を持ってやるのです。やることになっています。そして、主任を置いてその補佐をする形になっています。そして、分類をしてちゃんととじて管理するということになっているのです。そして、決裁の仕方も全部どうやって決裁するか、そして保存年限をそれぞれ決めてあります。そこで聞きたいのは、町長のメールが公文書だとすれば何年の保存とどの分類に入るのか、それをまずお聞かせ願いたい。１年で廃棄するものなのか、そして２年で廃棄するのか、保存しておくのか、それをお聞きしたいと思います。町長のパソコンには入っているのだとは思うのですけれども、過去３年分の。それは出せるものなのですか、それ全部。例えば情報公開条例で町長のそのメールを見たいと請求を出した場合、それはどの程度残されているのか。請求を出して、当然その対象になりますからね、公文書ですから。それを出すのですか。持っているのかどうか。だから、１年で廃棄するものとして設定しているのなら、もうないものも当然出てくるのだと思うのです。だから、そういうものを含めてその辺をまず聞きたいということと、各課が行う文書管理がきちっと行われていないところもあるみたいですけれども、その辺实際にきちっとやっていくのが当然、要するに規則違反を犯しているということを認めた形になると思うのです。規則違反をしていたと、文書管理できちっと各課がやっていなかったということは。それは、だれの責任の問題なのですかということをまずお聞きしたいということも含めて、再度その辺はっきりさせていただきたいと思うのですけれども。それと、公文書というのは、今まで近いところではニセコ町が既に早い時期に制定しています。それは、情報公開条例と一緒に制定した、平成16年にたしか制定しているはずですけれども、それも含めて各町でそういう公文書の管理について条例をつくっているところの町というのは、それは町民の財産だという認識を持っているわけです。町民の財産である公文書をむやみやたら捨てるという管理の状態をいいかげんにしていたということは、かなり問題ではないかと私は思うわけです。だから、その辺のことも含めてどういうふうに、今後対処していく形になるのでしょうけれども、この辺をちょっとお答えしていただきたいと。そして……（「ちょっとまとめて。何かばらばら、ばらばらしているから、質問をちょっと要点をまとめて言ってくれますか」の声あり）（何事か言う者あり）（「出して、もう今。そんな酔っぱらいみたいなあれ」の声あり）

議員の質問　4番 松田兼宗

わかりました。そして、なぜそういう条例が必要なのかということなのです。先ほども言いましたように、いいかげんな処理をするのを防ぐため、それで規程ではだめなのです、条例にしなければ。何でかというと、先ほどの副町長の問題で言っているように内部規則違反ですよね、ということを言いました。内部規則違反と同じことだとすれば、町民の目に触れることができない可能性が高いのです。条例だとはっきり法律違反ですから、だからその部分もきちっとした形で条例を設定しなければならないのだというふうに私は思うわけです。だから、国のほうでもできましたから、だからそれを踏まえて早急に、検討するとは言っていますけれども、どの程度を考えているのかということ。さらに、もう一つは、当時森町では17年４月１日、合併の前から本当は設定されている情報公開条例でしょうけれども、合併して17年という形になっているのだと思うのですけれども、その当時と多分というか、ほとんど電子メールというのは対象にして考えていなかっただろうと、考慮した形で条例は設定されていなかったと思うのです。それとあわせて文書規程も、よく言われるのは情報公開条例と文書管理規程というか、条例というのは車の両輪であるという言い方もされるぐらいなのです。とすれば、その部分も含めて今後電子メールの対処の仕方も含めて条例の見直しをしていかなければならないのだというふうに思うのです。それも含めて今後、先ほど見直していくというふうには言いましたけれども、早急にやっていく必要があると思うので、それをいつごろまでやるのかをはっきりお答えいただければと思います。とりあえず、再質問はそういう形にします。

議員の質問　4番 松田兼宗

まず、１つ目は……

議員の質問　4番 松田兼宗

メールを公文書だというふうに認識しないと、物によっては違うと言いましたよね。それをどうやって職員が判断するのですかということなのです。単なるメール……（「余り長くしないで簡潔に」の声あり）

議員の質問　4番 松田兼宗

だから、メールの公文書でないかの判断を職員がどうするのですかと。

議員の質問　4番 松田兼宗

それと、条例の制定の問題ですが、先ほど制定すると言っていたのですが、いつまでにするのかと。私は早急にすべきだと。实際問題、管理が行われていないわけですから、それを認めたわけですから、それに対してどのように今後対処していくのかを明確な形で答えてもらいたいのと条例の制定をいつまでにやるのかをはっきりしてもらいたい。それとあわせて、情報公開条例と文書取扱規程も見直しをかけていかなければならないのだというふうに私は思うので、その４点ですか、細かく言うと。それを質問したいという形になると思います。

議員の質問　4番 松田兼宗

そういう形になると思います。

議員の質問　4番 松田兼宗

職員が見てどうやって判断するのですかということを聞いているのです。印とか何かつけているというわけではなくて、個々の職員に任せているということですか。（何事か言う者あり）

議員の再々質問　4番 松田兼宗

わかりました、再々質問で。

議員の再々質問　4番 松田兼宗

そうしたら、いろんなメールを何通かもらっている、私の目に届く範囲のものも何通かもらっているわけですが、その中でちょっとほかの人のいろいろなことを書いている部分があるのはちょっとまずいので、私自身のことについて、私は誹謗中傷されているというふうに思っていますけれども、10月26日に全職員にメールを出しています。その中身で、広報委員会の問題でその中で言っているわけですが、広報委員会には私を含めて議会の推薦として２名、小杉議員と私が出させていただいていることになっています。その中で、終わった臨時議会の中でやりとりが、広報についてのやりとりの中での触れている部分があるのです。皆さん方は忘れている部分もあると、見ている人も見ていない人もいると思いますので、その部分を触れさせていただきます。それが公文書なのかどうかをまずこの部分を聞きたいと思いますけれども、そこをちょっとばっと読みますと、補正を組むために町側から開催を請求したものですと。しかし、開会冒頭に動議が出され、広報の件で質問とのことでした。これには議長も知らなかったのか慌てておられたようですと。広報については、議員側委員からの要請で委員会を開催させているにもかかわらず質問が出されました。この質問を受けるかどうかを起立によって採決をとったのですが、何と議会側から広報委員会に委員として出席している議員まで起立したのですと。この質問は、議会側から出された委員では用を足せないから質問をすると言われているようなものですと。そして、その議会側委員が起立するということは用を足せないということをみずから証明したようなものです。何と情けないことか。緊急で質問をするような内容でもありませんでした。要するに嫌がらせですというふうなことが書いてあるわけです。これはどういうことなのですか。こういうことを書いているのを公文書と見ないと判断するのかどうなのか。私はこの場をかりて、私に対する誹謗中傷だと思っていますけれども、この場をかりて答弁を、それに対して答えを返すとすれば、いかに町長が広報委員会なりを理解していないかということなのです。まず、この中で述べていることは議員側委員からの要請で委員会が開催されたと。まず、議会の推薦であって議会の意見とか意向を伝えるために広報委員に選ばれているわけではありません。そこからすると、議員側委員という言い方がまずおかしい。それと、实際問題として確かに私は委員長に、委員長の人が権限持っていますから、広報委員会は。その委員長に電話を入れて、その部分問題なのではないかと、委員会を開いてほしいのだということは言いました。だけれども、そのほかに一般の町民から、２名の方からそういう話が来たのだという話があって委員長は開いているのですよ。何も議会議員の私のほうからあったから開いたわけではありません。まず、その辺を勘違いしているということ。それと、これも何度も言いますが、議員……（「ちょっと休憩で」の声あり）

議員の再々質問　4番 松田兼宗

いやいや、そうではなくて、これは非常に大事なことなのですよ。（何事か言う者あり）

議員の再々質問　4番 松田兼宗

いやいや、そうではなくて、この辺についてのことを議論をするつもりはありません。（何事か言う者あり）

議員の再々質問　4番 松田兼宗

だから再々ですよ。

議員の再々質問　4番 松田兼宗

その中で、だから議会側からというふうに言うのですが、そうしたらあえて議会側から出ているのだとすれば、では町長側と理事者側の委員がいるという前提のもとでしゃべっているのだと思うのですが、そうしたら広報委員会の決定事項というのは、町長の書いた文章はおかしいということで全員一致しているのですよ。とすれば全然成り立たない。そういう意味で、議会側とか町長がという対立的な考え方は成り立たないわけです。だから、そういうような間違った考え方、そしてあくまで議員側からどういう意向があったと。議会側の意向でずっと動いているのだというふうな認識を持っておられるようですが、私としてはあくまでも議会の推薦なのですよ。議会の推薦で私個人の自由意思によって出て、そして発言をして、おかしいと思うからおかしいと言うのですよ。議会のバックについている話では全くありません。それをまず勘違いしているということ、その辺をまず訂正してもらいたいと思っている部分もあるのですが。それと、議会側が賛成したと、緊急質問に対して。議員というのは質問をする権利を持っているわけです。それをとめる権利は、ほかの議員にはないのですよ。その辺ちょっと勘違いしているというか、議員のことも議会のこともよく理解していないのではないですか、町長は。だから、その辺をもう尐しわかって勉強していただきたいと。もう３年過ぎているわけですから、それを含めて私はこの場をかりて反論する形になるのですが、今書いていることに関して全く事实誤認、事实とは、私の認識とは全然違うことが書かれているわけです。これを誹謗中傷と私は言うのです、普通。こういう誹謗中傷のことを全職員にメールを出して、そしてこれは公文書でないのだという判断がどうやってするのですか。書いていないわけでしょう、そういうようなことは。それをはっきりさせる必要があるのです。公文書と書くべき内容だと私は思っていません、こういうことに関しては。確認もしていないですよ、私に。そういう話をなぜ書く前に確認しないのですか。だからおかしいと言っているのです。それは森町広報で書いていることも同じです。そういうことを書いているわけです、平気で。だから、そういう場ではないのですよ。だから、公文書でこういうことを書くべきではないということは当然だと私は思っていますけれども、それを先ほども言っているように職員に任せるような話を言ってしまうと、全然町長の伝えたい意向なんて、来た時点でもう見る必要もないということでしょう、公文書でないとすれば。町長のたわごとを聞いている時間あるのなら、別な仕事できますよ。そういうことなのです。だから、そういうことがちょっとわかっていないのかなというふうに思っていまして、もう一度本当に公文書でないという判断をするのですか。もう一回、何回も言いますけれども、公文書でないとすれば職員はだれでも聞きませんよ。町長のメールは読みもしないですよ、来た時点で。それでいいのですか。それについて最後に聞いて再々質問にしたいと思います。